Digitaal procederen – De gang van zaken na oproeping

Het digitaal procederen is nog niet ingevoerd. Het project  digitaliseringsproject Kwaliteit en Innovatie (KEI) wordt als mislukt beschouwd (april 2018). Zie hierover de inleiding bij dit hoofdstuk. Ik vond het toch zinvol om over dit onderwerp de informatie te zetten die ik in de loop van 2017 heb verzameld. Misschien wordt een variant van deze artikelen toch na een korte stop ingevoerd.

Hierbij treft u de versie van het Burgerlijke Boek van Rechtsvordering met betrekking tot het digitale procederen aan. In dit hoofdstuk verwijs ik naar de artikelen in dit wetboek. Er is een versie van Rechtsvordering  gepubliceerd met en zonder artikelen over het digitale procederen. Voor het procederen voor de rechtbank, kantonzaken, is de versie zonder de artikelen over het digitaal procederen van toepassing.

De verweerder of belanghebbende heeft na het verschijnen in het geding (de verweerder geeft aan in de procedure betrokken te willen worden of dient zijn verweerschrift in artikel 114 RV) vervolgens vier weken in kantonzaken en zes weken in andere zaken (met uitzondering van kort gedingen) om een verweerschrift in te dienen, te rekenen vanaf het moment waarop zij in de procedure is verschenen (artikel 111 lid 2 onder c RV). Dit is voor de professionele belangenbehartiger duidelijk nadelig. Volgens de huidige regeling (maart 2018)is een na de eerste zitting een uitstel mogelijk. Daarna krijgt de verwerende partij nog standaard een uitstel van nog eens vier weken. Deze tweede periode van uitstel is verdwenen. Dat is jammer. Een gemachtigde heeft door de werklast vaak behoefte aan nog eens een uitstel. Een uitstel is veelal ook nodig in het kader van het voeren van overleg, bewijsgaring en acties tegen derden ten behoeve van een vrijwaringsactie. Als dit niet mogelijk is verwacht ik in ieder geval niet een verbetering van de kwaliteit van de stukken.

De oproeping op langere termijn is mogelijk gezien het gestelde in artikel 30a lid 3 onder c RV. De minimale termijn van oproeping is vier weken en de maximum termijn is zes maanden. Hier kan behoefte aan bestaan als partijen nog met elkaar proberen een schikking te bereiken onder druk van en procedure. Als een partij een bekende woonplaats buiten Nederland, of in het buitenland woont (grofweg een Europees land), is op grond van artikel 115 RV de termijn om te verschijnen in afwijking van artikel 30a lid 3 onder c RV, ten minste zes weken en is de termijn tussen de betekening bij de verweerder en het verstrijken van de termijn om te verschijnen ten minste vier weken. Verder worden in dit artikel andere afwijkende termijn van oproeping genoemd. Na het verschijnen in de procedure heeft de verweerder binnen de bovengenoemde periode de gelegenheid om een verweer in te dienen. De verweerder kan zelf bepalen om eerder te verschijnen in de procedure; hij hoeft niet te wachten tot het eind van de termijn die de eiser hem daarvoor gegeven heeft. Na verschijning van verweerder, gaat de rechtbank echter door met de procedure en zal de mondelinge behandeling gepland worden. Het is dus niet meer nodig om de zitting te vervroegen door anticipatie. Het huidige artikel 126 RV wordt daarom in het toekomende recht geschrapt.

Regiefunctie rechter
De rechter krijgt meer een regierol. De lijdelijkheid van de rechter wordt in verband met het verloop en de instructie van de zaak formeel afgeschaft ( Herziening van het procesrecht voor burgerlijke zaken, in het bijzonder de wijze van procederen in eerste aanleg, Memorie van Toelichting, 26 855, nr 3 ). De rechter blijft lijdelijk ten aanzien van de aanvang van de procedure en de omvang van het geschil. Het algemene uitgangspunt van het materiële burgerlijk recht dat rechtssubjecten vrij zijn zelf hun rechtspositie te bepalen. Zulks vloeit voort uit het algemene uitgangspunt van het materiële burgerlijk recht dat rechtssubjecten vrij zijn zelf hun rechtspositie te bepalen. Bij de verwezenlijking daarvan in een civiele procedure behoren partijen dientengevolge evenzeer autonoom te zijn. Als er geen termijn is voorgeschreven in de wet en er ook in het landelijk procesreglement geen algemene bepalingen voor indiening van stukken of voor andere proceshandelingen zijn voorgeschreven, bepaalt de rechter in de desbetreffende zaak wat de termijn zal zijn voor de eerstvolgende handeling. Met een aanscherping van processuele mededelingsplichten – en daarmee een beperking van de autonomie van partijen –, kan voorkomen worden dat de rechter zich in het proces van feiten- en waarheidsvinding (nog) actiever (en minder lijdelijk) moet gaan gedragen. De vormgeving van de verhouding tussen de rechter en partijen is daarom aangepast aan de eisen van de tijd. Ten behoeve van de feitenvinding zijn voorschriften opgenomen die tot op zekere hoogte beperkingen opleggen aan de autonomie van partijen. De rechter is volgens in het kader van feitenvinden verplicht om steeds te waken tegen onnodige vertraging van de procedure en kan in alle soorten civiele procedures en in elk stadium van die procedures partijen te bevelen stellingen toe te lichten en bescheiden over te leggen artikel 30o RV. De rechterlijke macht kan tot een vlot verloop van de procedure bijdragen door zich zodanig op te stellen dat een snel verloop van de procedure alsmede het op korte termijn verkrijgen van een beslissing mogelijk zijn. Dergelijke mededelingen worden door de rechter aan partijen doorgegeven via “Mijn Zaak” of via system-to-system. Als het nodig is, vraagt de rechter ontbrekende informatie op en hij stuurt op de voortgang van de procedure. Een snelle, definitieve oplossing van het geschil staat voorop. Er is sprake van strakkere termijnbewaking. Het accent ligt duidelijk wel op de verschijning van partijen ter terechtzitting, doordat partijen minder dan thans de gelegenheid zullen krijgen het debat nadien nog in conclusies voort te zetten. Dit alles is ingegeven om de procedures te verkorten. De rechter moet óók op tijd leveren. Deze termijn kan slechts onder bijzondere omstandigheden worden verlengd (artikel 30q RV).

Het wetsvoorstel brengt geen verandering in het uitgangspunt dat partijen de omvang van het geding bepalen (artikel 23 Rv). Hetzelfde geldt voor het uitgangspunt dat de rechter onderzoekt en beslist op de grondslag van hetgeen partijen aan hun vordering, verzoek of verweer ten grondslag hebben gelegd (artikel 24 Rv) en dat de rechter ambtshalve rechtsgronden aanvult (artikel 25 Rv). De rechter krijgt met dit wetsvoorstel wel meer ruimte om regie te voeren ten aanzien van het verloop van de procedure.

De rechter krijgt met dit wetsvoorstel wel meer middelen om regie te voeren ten aanzien van de voortgang van de zaak. De rechter zal voortaan vanaf het begin van de procedure de verantwoordelijkheid voor het verloop van de zaak op zich nemen.
In dit kader is het van belang op te merken dat de rechter, al dan niet op verzoek van partijen, ook kan bepalen dat voorafgaand aan de indiening van het verweerschrift eerst een regiezitting zal plaatsvinden in zaken die inhoudelijk of qua omvang complex zijn, zodat hij met partijen kan overleggen over het vervolg van de procedure. Tijdens de regiezitting kunnen afspraken worden gemaakt over eventuele extra proceshandelingen en de termijnen die daarvoor gelden (artikel 30o lid 1 onderdeel c RV). Er kunnen in de nieuwe situatie dus meer zittingen plaatsvinden dan in de huidige situatie (maart 2018). Als partij moet je dus ook goed kunnen inschatten welke handelingen nodig zullen zijn in de procedure. Goede kennis van de materie is dus nodig om de noodzakelijke stappen te kunnen nemen. Er kunnen bijvoorbeeld extra zittingen worden afgesproken voor bijvoorbeeld getuigenverklaringen of stukkenwisselingen. Ten slotte kan de mondelinge behandeling door de rechter worden gebruikt om aanwijzingen te geven of om te bevelen andere proceshandelingen te verrichten die hij geraden acht (artikel 30k lid 1 onderdeel d RV). Wanneer partijen geen toestemming krijgen voor het horen van getuigen of partijdeskundigen tijdens de mondelinge behandeling, kan daarvoor een afzonderlijke zitting worden gehouden zoals in de huidige procedure gebruikelijk is. De rechter kan dus ook hier maatwerk leveren. Het wetsvoorstel introduceert in verband hiermee een nieuwe bewijsrechtelijke figuur: de niet door de rechter benoemde deskundige (artikel 30k lid 2 RV) de mogelijkheid deze deskundigen ook ter terechtzitting te doen horen.

Daarnaast kan hij afwijken van het stramien van de basisprocedure indien de aard of complexiteit van de zaak dat nodig maakt (artikel 19 lid 2 RV). Ten aanzien van incidentele vorderingen wordt de hoofdregel dat de rechter daarover beslist tegelijkertijd met de hoofdzaak, tenzij hij meent dat de zaak meebrengt dat daarop als eerste moet worden beslist (artikel 209 Rv). Een partij die een incident instelt, vermeldt dit: indien langs elektronische weg wordt geprocedeerd, op duidelijk kenbare wijze in het elektronisch in te dienen formulier en in de titel van het elektronisch in te dienen processtuk. De rechter geeft de wederpartij een termijn van twee weken voor het indienen van een antwoord in het incident. In spoedeisende gevallen kan de rechter hiervoor een kortere termijn bepalen (artikel 1.9 Landelijke procesreglement KEI).

Mogelijkheden van de verweerder
Eiser heeft zijn vordering geformuleerd in de procesinleiding. De zittingsdag is vastgesteld in het oproepingsbericht. Eiser behoeft dan niet naar de zitting te gaan om zijn vordering toe te lichten. Hij heeft zijn vordering immers duidelijk in de procesinleiding vermeld. Bovendien is eiser niet aan de beurt; dit is het moment dat de vererende partij aan zet is. Het bezoeken van deze geplande zitting is derhalve (voor eiser) niet zinvol. Bovendien is de hoofdregel dat partijen langs elektronische weg dienen te reageren (artikel 30c lid 1 RV). In zaken waarbij partijen in persoon kunnen procederen kan er nog altijd mondeling verweer worden gevoerd (artikel 30i lid 3 RV). In huurzaken is het dus nog steeds mogelijk dat de verwerende partij mondeling verweer voert.

De wederpartij of belanghebbende heeft vier weken in kantonzaken en zes weken in de andere zaken om een verweerschrift in te dienen, te rekenen vanaf het moment waarop zij in de procedure is verschenen (artikel 111 lid 1 onder c RV). In het oproepingsbericht zal dus een termijn om te verschijnen van ten minste zes (vier plus twee) weken, respectievelijk vier maanden (minimaal drie maanden plus twee weken) moeten staan om te voldoen aan de eisen van artikel 115 RV (onder meer betekening buiten Nederland en zonder bekende woon- of verblijfplaats, let ook op de regels van de Betekeningsverordening).

De rol van de verweerder op de zittingsdag:
De verweerder heeft vier opties:

  1. er is geen verweer mogelijk, want de eiser heeft gelijk; verweer is weggegooide tijd; verweerder laat dus verstek gaan;
  2. verweerder heeft geen tijd om de zitting schriftelijk voor te bereiden, of om naar de zitting toe te gaan; verweerder vraagt daarom schriftelijke uitstel voor antwoord aan;
  3. verweerder is het niet eens met de vordering, gaat op de zittingsdag naar de zitting, en voert mondeling verweer;
  4. verweerder voert schriftelijk verweer;

ad 1
In het eerste geval verschijnt de verweerder niet. De rechter zal dan direct vonnis wijzen (een “verstekvonnis”), als de oproeping door de deurwaarder is betekend. Als de oproeping niet is betekend, dan zal de oproeping alsnog door een deurwaarder betekend moeten worden. Daarna zullen alle vorderingen van eiser in beginsel worden toegewezen (de rechter acht de vordering dan noch ongegrond noch onrechtmatig). In de overige drie gevallen verschijnt de verweerder wel in de procedure. Onderstaand bespreek ik de zaak “op tegenspraak”.

Als de verweerder het met de vordering (bijvoorbeeld: een huurachterstand) wel eens is (de huurachterstand is door omstandigheden ontstaan) dan is het toch altijd wel zinvol om naar de zitting te gaan als men wel in staat is om binnen korte termijn aan de verplichtingen te voldoen. Te denken valt dat men de huurachterstand met vakantiegeld, of een dertiende maand binnen korte termijn denkt te kunnen voldoen. Ter zitting kan men de hoofdsom erkennen, maar men kan aan de rechter een terme de grâce vragen om alsnog aan de verplichtingen te voldoen. Door alsnog binnen een maand na betekening van het vonnis de verplichtingen na te komen, voorkomt verweerder dat door de rechter de huurovereenkomst wordt ontbonden (als dit door de verhuurder is gevorderd). Verder kunnen ter zitting altijd de incassokosten worden bestreden. Veel incassobureaus vragen belachelijke bedragen aan incassokosten, terwijl de buitengerechtelijke werkzaamheden vaak zijn beperkt tot het schrijven van één of twee brieven. Dit rechtvaardigt niet toewijzing van honderden euro’s incassokosten. De verweerder wordt daarom geadviseerd altijd verweer tegen incassokosten te voeren. De rechter is gerechtigd om deze kosten te matigen. De rechter mag ook ambtshalve (zonder dat u daarom vraagt) deze kosten matigen, doch de rechter is niet verplicht deze kosten te matigen. Klagen over incassokosten kan de verwerende partij honderden euro’s besparen. De deurwaarder mag naast in rekening gebrachte incassokosten niet apart informatiekosten bij de verweerder in rekening brengen, omdat de informatiekosten een onderdeel zijn van de incassokosten. Mocht dit desondanks zijn berekend dan wordt de verweerder geadviseerd hiertegen ook bezwaar tegen maken.

Als er sprake is van een laag bedrag aan incassokosten (€ 50,-) en de verweerder heeft geen belang bij een terme de grâce én de verweerder is het eens met de gevorderde hoofdsom, dan is het wellicht verstandig om geen verweer te voeren. Elke proceshandeling maakt de procedure langer en duurder. Het eventuele voordeel bij verlaging van incassokosten valt dan weg tegen een verhoging van de proceskosten. Dit geldt alleen als er sprake is van een laag bedrag aan incassokosten, maar niet als het bedrag aan incassokosten boven € 150,- uitstijgt.

Indien de verweerder per ongeluk niet op tijd in de procedure is verschenen, is er overigens nog geen man over boord. Tegen een dergelijke verweerder is “verstek” verleend als het oproepingsbericht door een deurwaarder is betekend en aan de andere formaliteiten is voldaan, aangezien hij op de eerst dienende dag niet is verschenen. Maar meestal duurt het dan nog even alvorens de rechter daadwerkelijk zijn vonnis wijst. Zolang dit vonnis niet is gewezen, kan verweerder alsnog in de procedure verschijnen (artikel 142 RV). Het verstek is daarmee “gezuiverd”, en verweerder zal vervolgens alsnog inhoudelijk op de dagvaarding kunnen reageren.

Ad 2
Partijen krijgen te maken met strakkere termijnen. In beginsel zal binnen vijftien weken na de start van een procedure de mondelinge behandeling plaatsvinden. En alle processtukken dienen uiterlijk tien dagen voor de zitting te zijn ingediend. Een verzoek tot uitstel zal dan ook niet meer zo snel worden gehonoreerd.

Ad 3
U kunt tijdens de zitting bij kantonzaken mondeling verweer voeren. Dit is niet aan te bevelen. De zittingen vinden standaard om 10.00 uur plaats. Alle zaken van die dag worden dan behandeld. Uw zaak kan dan op een veel later tijdstip worden behandeld, waardoor u veel tijd kwijt bent met wachten. Verder is het voor veel mensen moeilijk hun gedachten tijdens een dergelijke zitting te ordenen en vergeet men misschien punten aan te voeren door de omstandigheden van het geval. Voorts geldt dat het ook maar de vraag is of de rechter voldoende tijd en aandacht voor uw mondelinge verweer zal hebben. Een mondeling verweer is derhalve alleen aan te bevelen in simpele zaken. Mondeling kunt u de daarin beschreven punten makkelijk aanvoeren. Voor ingewikkelde kwesties in het kader van gebreken, opschorting van huur, onduidelijke servicekostenoverzichten etc., is het verstandig om de gedachten schriftelijk te ordenen.

Ad 4
De verweerder voert schriftelijk verweer. Het verweer wordt verweerschrift genoemd. Als u nog iets van eiser te vorderen heeft, dan kunt u tevens een tegenvordering instellen.

Het verweerschrift bevat in ieder geval de volgende gegevens: (artikel 3.1.3 Landelijke procesreglement KEI
• ten aanzien van de verweerder of van de belanghebbende die verweer voert:

  • indien het een natuurlijk persoon betreft: de voornamen, de achternaam, het woonadres of het feitelijk verblijfadres in Nederland of daarbuiten, als dit er niet is, het werkelijk verblijf van de verweerder of de belanghebbende of de door de verweerder gekozen woonplaats in Nederland, en, indien hij dit heeft, zijn e-mailadres;
  • indien het een rechtspersoon betreft: de statutaire naam, de statutaire woonplaats en het vestigingsadres of kantooradres en, indien dit er is, het e-mailadres.

• indien de verweerder of de belanghebbende(n) bij gemachtigde of advocaat procedeert:

  • de naam, het (kantoor)adres, het telefoonnummer en het emailadres van de gemachtigde of advocaat;
  • het zaaknummer.

Na het verweerschrift is de rechter aan zet. In beginsel zal hij een comparitie van partijen (mondelinge behandeling) gelasten, maar hij kan (in uitzonderingsgevallen) ook beslissen dat er schriftelijk doorgeprocedeerd moet worden (artikel 30j lid 2 RV).