Opeisbaarheid vordering servicekosten

Allereerst dient de verhuurder de kosten inzichtelijk te maken conform de in de algemene voorwaarden gestelde regels. De algemene voorwaarden voor kantoren en winkelruimte, respectievelijk versie 2003 en 2008, geven deze verplichting als volgt weer: “Verhuurder verstrekt huurder over elk jaar een servicekostenafrekening, onder vermelding van de periode waarop deze betrekking heeft en wijze van berekening daarvan alsmede, voor zover van toepassing, het aandeel van huurder in die kosten”. Als de verhuurder hier niet aan heeft voldaan en de verhuurder stuurt zonder onderbouwing een factuur, dan kan de huurder de in deze factuur genoemde bedragen afwijzen wegens onvoldoende onderbouwing van deze in rekening gebrachte bedragen.

In hoger beroep voor het hof Arnhem-Leeuwarden beweerde de huurder op grond van een onvoldoende specificatie van de van de door de verhuurder overlegde facturen de daaraan ten grondslag liggende bedragen niet verschuldigd te zijn. Het hof Arnhem-Leeuwarden besliste in haar arrest van 29 januari 2013 ( ECLI:NL:GHARL:2013:BY9973 ) over dit gedeelte van het verweer van de huurder dat de verhuurder inderdaad zijn vordering op grond van de algemene voorwaarden voldoende inzichtelijk moet maken en niet kan volstaan met het sturen van facturen. De verhuurder had echter in het geding producties overgelegd waaruit bleek dat er jaarlijkse rubrieksgewijze overzichten naar de huurder waren gestuurd. In deze stukken werd ook duidelijk gemaakt op welke wijze de kosten waren berekend en op welke wijze deze kosten over de verschillende huurders zijn omgeslagen. Voorts werden ook kopieën van de daaraan ten grondslag liggende facturen uit het tijdvak 2006 tot en met 2009 overgelegd. Tevens werd door de verhuurder e-mailwisseling overgelegd waaruit viel af te leiden dat deze stukken door haar verschillende keren aan de huurder waren verzonden en partijen over die verzending ook hebben gecorrespondeerd. Het standpunt van de huurder dat deze slechts facturen en geen onderbouwing van facturen had ontvangen en dat de gevorderde bedragen daarom niet waren verschuldigd, spatte als een zeepbel uiteen en werd door het hof dan ook afgewezen.

Opeisbaarheid vordering

De rechtbank Haarlem, sector kanton, locatie Haarlem heeft in haar vonnis van 1 september 2011 (ECLI:NL:RBHAA:2011:BT2014) mooi weergeven wanneer een vordering ter zake van servicekosten opeisbaar wordt. De rechtbank was van mening dat ten aanzien van de opeisbaarheid van de vordering slechts aansluiting gezocht kon worden bij artikel 16 lid 6 van de algemene bepalingen (kantoorruimte, versie 2003), waarin is vastgelegd dat te weinig betaalde servicekosten zullen worden voldaan “binnen een maand na verstrekking van het overzicht”. Vanaf dat moment ging een verjaringstermijn lopen en niet eerder (rechtsoverweging 2). Er is geen verval van recht ter zake van vordering van servicekosten, omdat uit artikel 6 van de huurovereenkomst, waarin is opgenomen dat “verrekening jaarlijks achteraf” plaatsvindt, niet zonder meer kan worden afgeleid dat sprake is van een termijn waarbinnen de verhuurder de verplichting tot afrekening moet nakomen, op straffe van verval van haar eventuele vorderingsrechten (rechtsoverweging 3). Ook aan de andere in de algemene voorwaarden genoemde termijnen is geen sanctie van verval van rechten te ontlenen.

Eenzelfde standpunt over rechtsverwerking van de in rekening gebrachte bedragen is door de rechtbank, Utrecht, sector kanton, van 11 juli 2012 ( LJN: BX3489, rechtbank Utrecht, 771616 UC EXPL 11-13817 DJ/4066 ). Een oplossing hiervoor is dat de huurder de verhuurder schriftelijk verzoekt alsnog zo spoedig mogelijk een eindafrekening te sturen. Mocht de verhuurder daartoe niet overgaan, dan kan de verhuurder tegen een beroep op rechtsverwerking aanlopen als deze in een later stadium alsnog aanvullende bedragen wenst te claimen. Een ingebrekestelling zijdens de huurder lijkt mij niet mogelijk omdat er niet sprake is van een opeisbare vordering.

De ROZ-voorwaarden 2008 (artikel 7:290 BW-bedrijfsruimte) nemen in het kader van de afrekening van de servicekosten de redelijke kosten tot uitgangspunt als de kosten van de overeengekomen diensten niet één op één doorberekend kunnen worden (zie artikel 21 lid 3 AV). Dit komt overeen met de berekening van servicekosten voor geliberaliseerde woonruimte. Slechts voor niet-geliberaliseerde woonruimte geldt een berekening van de werkelijke kosten als uitgangspunt.

De rechtbank berekende de servicekosten van de gehuurde (kantoor)ruimte op basis van het gehuurde aantal m² BVO in verhouding tot het totaal aantal m² van het complex waarin het gehuurde zich bevond. Daarnaast vond de rechter de verhuurder geen recht op nadere bewijslevering van haar vordering toekwam nu deze bij de dagvaarding verkeerde gegevens had aangeleverd en ook tijdens de procedure onjuiste gegevens (verkeerd aantal m² van het gehuurde en in rekening gebrachte posten die geen betrekking op het gehuurde hadden) had aangeleverd. De rechter onderbouwde dit standpunt in rechtsoverweging 3.5 als volgt: het feit dat de verhuurder in dit stadium van de procedure een berekening overlegt die nieuwe vragen oproept en onjuistheden bevat, moet voor rekening en risico van de verhuurder komen, temeer nu deze berekening reeds bij dagvaarding in het geding had kunnen worden gebracht. De kantonrechter ziet geen aanleiding om de verhuurder alsnog de gelegenheid te geven de berekening te verhelderen of te herstellen.

In de ROZ-voorwaarden kantoorruimte 2015 is in artikel 18.4 de volgende bepaling opgenomen: “Na afloop van het servicekostenjaar verstrekt Verhuurder aan Huurder binnen 12 maanden na afloop van het jaar over elk jaar een rubrieksgewijs overzicht van de kosten van de levering van zaken en diensten, met vermelding van de wijze van berekening daarvan en van, voor zover van toepassing, het aandeel van Huurder in die kosten op zodanige wijze dat Huurder de toerekening van de kosten zelfstandig kan vaststellen. Uitgangspunt is dat Verhuurder het rubrieksgewijs overzicht binnen 12 maanden na afloop van het jaar verstrekt. Indien Verhuurder niet in staat is dit overzicht tijdig te verstrekken zal Verhuurder dit met redenen omkleed aan Huurder meedelen”.  De opeisbaarheid vangt volgens deze voorwaarden aan uiterlijk twaalf maanden na afloop van het jaar waarover het betreffende overzicht verstrekt dient te worden. Voor de oudere voorwaarden is een dergelijke bepaling niet ingevoerd, waardoor de opeisbaarheid niet wordt gestart. Bij discussies over de servicekostenafrekening is het dus allereerst van belang te beoordelen of de vordering al dan niet opeisbaar is geworden op basis van tussen partijen overeengekomen voorwaarden. 

Redelijke verdeling kosten
De berekening van de servicekosten op basis van het gehuurde aantal m² BVO is doorgaans het uitgangspunt van de in rekening te brengen kosten. Er wordt door de verhuurder een voorschotbedrag gevraagd. Het is de bedoeling dat dit voorschotbedrag een redelijke benadering geeft van de uiteindelijk in rekening te brengen kosten.

Met betrekking tot servicekosten heeft als uitgangspunt te gelden dat alle huurders samen de lasten van de servicekosten dragen. Het ligt niet in de rede dat een verhuurder (een deel van) de servicekosten voor zijn rekening neemt. De kosten dienen immers ter facilitering van de huurders c.q. het gehuurde. Dit betekent dat gedaagden redelijkerwijs mochten verwachten dat de som van de breukdelen die zij voor de verschillende huurders hanteren, uitkomt op 1/1.

Gelet op het hiervoor genoemde uitgangspunt dat de breukdelen tezamen moeten uitkomen op 1/1, zullen de teller en de noemer van de breuk in gelijke eenheden moeten worden geformuleerd. Als er een bepaalde oppervlakte is verhuurd, dan kan deze oppervlakte voor de berekening van de servicekosten niet alleen tot uitgangspunt worden genomen. Het BVO is immers de totale oppervlakte van een verhuurd gebouw, waarbij ook niet verhuurbare gedeeltes, zoals parkeerruimtes en ruimten voor gebouwinstallaties aan huurders worden toegerekend. Als het gehuurde dus een oppervlakte van 3327 m² beslaat, dan kan deze oppervlakte niet alleen dienen voor de berekening van het deel van de servicekosten dat voor rekening van de huurder komt, omdat geen oppervlaktes voor niet verhuurbare gedeeltes zijn verdisconteerd. Als de totale grootte van een gebouw dus 10.274,64 m² beslaat en de totale oppervlakte van de verhuurde winkels 8502 m² beslaat, dan zal voor het uitgangspunt van de berekening van het volgende uitgegaan dienen te worden. Wanneer de oppervlakte van de gehuurde unit (3327 m²) als teller wordt gebruikt voor de berekening van de breuk, heeft dit tot gevolg dat de totale gehuurde oppervlakte van de winkelruimtes (8502 m²) als noemer moet worden gehanteerd. Dit kan volgens de kantonrechter van de rechtbank te Rotterdam, locatie Dordrecht, in haar vonnis van 20 april 2017 (ECLI:NL:RBROT:2017:10376, niet op Rechtspraak.nl gepubliceerd, wél gepubliceerd in WR 2018,28) als redelijke verdeling van kosten worden beschouwd.

In het arrest van het gerechtshof te Leeuwarden van 30 november 2011 ( ECLI:NL:GHLEE:2010:BR2491 ) werd in rechtsoverweging 3.3 bevestigd dat de voorschotbedragen de werkelijke kosten worden geacht te benaderen. In het huurcontract stond dat het bedrag aan servicekosten het bedrag van ƒ 28,– per vierkante meter beliep. De huurder kreeg een forse naheffing en beriep zich er op dat zij uit mocht gaan van een bedrag van ƒ 28,– per vierkante meter. Het hof ging niet mee met het argument van de huurder. De huurder had van de verhuurder ook een schriftelijke garantie kunnen vragen daaromtrent. Nu de verhuurder dit niet heeft gedaan, kan zij zich er ten opzichte van de verhuurder niet op beroepen dat de eindafrekeningen aanmerkelijk hoger zijn uitgevallen dan waarop zij had gehoopt. Een beroep op dwaling slaagde ook niet vanwege het volgende. Volgens de rechter was niet aannemelijk geworden dat een hoger voorschotbedrag de huurder had afgehouden van het sluiten van de huurovereenkomst, mede omdat de vertegenwoordiger van de huurder desgevraagd heeft verklaard dat hij de overeenkomst waarschijnlijk ook op overigens dezelfde voorwaarden zou zijn aangegaan indien het voorschotbedrag ƒ 60,00 per m² per jaar was geweest. Aan het voor een geslaagd beroep op dwaling vereiste causale verband is dan ook niet voldaan.

Een beroep op dwaling is niet nodig als door de verhuurder een – naar achteraf bezien – te laag voorschotbedrag in rekening is gebracht, indien met de huurder is overeengekomen tussenmeters te plaatsen bij aanvang van de huurovereenkomst. Verder was het hiernavolgende door partijen besproken: “Huurder betaalt maandelijks een voorschot aan verhuurder. Na drie maanden zullen de standen gecontroleerd worden en zal worden bezien of de maandelijkse termijnen aangepast dienen te worden. Ieder halfjaar volgt er een officiële verrekening van het verbruik”. Het voorschotbedrag aan energie beliep een bedrag van € 750 per maand. Door de verhuurder werden de beloofde tussenmeters niet geplaatst, die het werkelijke verbruik diende de monitoren. De afgesproken controle van de meterstanden was door de verhuurder niet uitgevoerd. De verhuurder wenste over de jaren 2014 en 2015 een bedrag van € 1.700 per maand in rekening te brengen. De verhuurder vorderde, na wijziging van eis, een verklaring voor recht dat de huurder over de periode 2014 en 2015 60% van de energiekosten verschuldigd is.
De kantonrechter van de rechtbank Noord-Holland, locatie Alkmaar, oordeelde in haar vonnis van 18 januari 2017 ( ECLI:NL:RBNHO:2017:872 ) over deze kwestie als volgt. Een huurder dient er rekening mee te houden dat de voorschotbedragen niet definitief zijn omdat deze voorschotten naderhand gecorrigeerd kunnen worden op basis van het werkelijk verbruik. In de huurovereenkomst is de verplichting voor de verhuurder neergelegd om tussenmeters te plaatsen, zodat het werkelijke energieverbruik kan worden gemeten. De verhuurder heeft echter geen tussenmeter geplaatst. Hierdoor zien partijen zich voor het probleem gesteld dat er geen eindafrekening met betrekking tot de werkelijk aan het gehuurde geleverde energie opgemaakt kon worden. De kantonrechter was van oordeel dat dit probleem voor rekening van de verhuurder behoorde te komen. Immers, aan de overeengekomen verplichting tot het plaatsen van een tussenmeter kan in redelijkheid geen andere betekenis toegekend worden dan dat daarmee juist het werkelijke energieverbruik meetbaar gemaakt kan worden. De kantonrechter nam hierbij in aanmerking dat de verhuurder onvoldoende aanknopingspunten had gegeven waaruit het werkelijk verbruik door de huurder – bij benadering – kon worden afgeleid.

Ik vind de uitspraak onbevredigend. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de ingestelde vordering. Er is namelijk gevorderd te verklaren voor recht dat de huurder over een bepaalde periode 60% van de energiekosten verschuldigd is. Als de werkelijke kosten niet vastgesteld kunnen worden, dan kan ook de gevorderde verklaring voor recht niet worden toegewezen. Als de vordering was ingesteld inhoudende dat er een bepaald bedrag, of een in redelijkheid vast te stellen bedrag gevorderd was, dan had de rechter naar mijn mening een redelijke schatting van de verschuldigde servicekosten moeten maken. Gezien bovenstaande uitspraak van het gerechtshof te Leeuwarden van 30 november 2011 ( ECLI:NL:GHLEE:2010:BR2491 ) maakt het te laag stellen van het voorschotbedrag niet zonder meer vordering van bedragen boven dit voorschotbedrag onmogelijk. De verhuurder had rekening kunnen houden met het grote verschil tussen de voorschotbedragen en van de werkelijke kosten een oplopend gedeelte van de geschatte kosten kunnen vorderen. De verjaringstermijn voor instelling van de vordering was ook nog niet verstreken. Het lijkt mij niet in het nadeel van de huurder als er middels schatting een deel van de werkelijke kosten in rekening gebracht zou worden. Zouden de meters eerder zijn aangebracht en zou het werkelijk verbruik daadwerkelijk een bedrag van € 1.700 hebben geluid, dan zou het in rekening brengen van een geschat bedrag van € 1.300 per maand niet in het nadeel van de huurder zijn geweest. Als het daadwerkelijk niet duidelijk is wat de werkelijk kosten zijn dan had de verhuurder moeten vorderen dat de huurprijs bij wijze van schatting vastgesteld zou worden. Nu dit allemaal niet is gevorderd en de vordering behoorlijk statisch is gemaakt, kon de rechter niet anders oordelen dan de vordering af te wijzen.

De verdeelsleutel met betrekking tot de overeengekomen zaken en diensten kan gedurende de looptijd van de huurovereenkomst worden aangepast. Uit het arrest van het hof te Amsterdam van 22 december 2009 ( ECLI:NL:GHAMS:2009:BP6652 ) is duidelijk dat de huurder door een gewijzigde berekeningswijze van servicekosten te betalen met deze gewijzigde berekening akkoord wordt geacht te gaan. In deze zaak was door de verhuurder aan de huurder een voorstel ter zake van een structurele aanpassing van de berekeningswijze van de servicekosten gedaan. In eerste instantie waren partijen overeengekomen dat de huurder de verbruikskosten overeenkomstig de gehuurde oppervlakte in verhouding tot de totale oppervlakte doorberekend zou krijgen. De huurder huurde 83% van het totaal beschikbare oppervlakte. Aan de huurder werd aldus in eerste instantie 83% van het elektraverbruik doorbelast. Aangezien de huurder kantoorruimte huurde en de overige ruimte opslagruimte betrof waarvan het energieverbruik feitelijk te verwaarlozen was, werd door de verhuurder een andere verdeelsleutel voorgesteld: 90% voor de huurder en de rest (10%) voor de andere gebruiker. Dit werd door het hof als een aanbod in de zin van artikel 6:217 BW aangemerkt. De huurder had volgens het hof moeten begrijpen dat de verhuurder de wil had om dit aanbod te doen. Dit sluit aan op de vertrouwensleer als begrepen in de artikelen 3:33 BW en 3:35 BW en het bepaalbaarheidsvereiste van artikel 6:227 BW. De verhuurder heeft dit voorstel aan de huurder gedaan. Als toelichting werd door de verhuurder vermeld dat de huurder praktisch alle elektra verbruik voor zijn rekening nam. Naar de mening van de verhuurder stond dit verbruik in geen verhouding met het zeer schaarse elektraverbruik van de andere gebruiker (die gebruikte immers slechts opslagruimte). De 90 % van de elektra/gas-rekening die ten laste van de huurder was gebracht zou de verhuurder dan ook graag betaald hebben zien.

Deze gewijzigde berekening werd door de huurder zonder voorbehoud betaald. Volgens het hof werd de huurder geacht dit voorstel te hebben aanvaard door de in rekening gebrachte bedragen zonder voorbehoud te betalen. Dat de verhuurder had gedreigd de aansluiting te blokkeren bij non-betaling, maakte dit niet anders. De verhuurder had zonder nadere berichten van de huurder niet hoeven te begrijpen dat de huurder onder de gestelde druk had betaald. Aan deze aanvaarding was huurder ook in het jaar daarna gebonden. De stelling van de huurder dat ook de toestemming van de andere gebruiker noodzakelijk zou zijn werd gepasseerd. Volgens het hof viel niet in te zien dat er toestemming van een derde nodig was om een contractuele relatie met de huurder te wijzigen.

De omstandigheid dat partijen in de huurovereenkomst aansluiting hadden gezocht bij het aantal vierkante meters voor de verrekeningsgrondslag, wees er niet noodzakelijkerwijs op dat partijen niet voor ogen stond de door huurder werkelijk gemaakte kosten zoveel mogelijk ten laste van huurder te brengen. Volgens het hof sloot het voorstel dan ook aan bij de bedoeling van partijen bij de overeenkomst. In zijn uitleg van de huurovereenkomst achtte het hof het uitgangspunt maatgevend en niet de uitwerking ervan in het aantal gehuurde vierkante meters. Wanneer vaststaat dat de verrekeningsgrondslag op basis van 90% verhouding sinds 2005 meer met de werkelijkheid in overeenstemming was, bracht een redelijke uitleg van de huurovereenkomst volgens het hof dan ook mee dat de huurder zich niet tegen een wijziging van de verrekeningsgrondslag naar 90% behoorde te verzetten. Met die wijziging werd immers de verrekeningsgrondslag in lijn met het uitgangspunt van de huurovereenkomst gebracht.
De huurder stelde cassatie in bij de Hoge Raad. De Hoge Raad oordeelde in haar arrest van 7 oktober 2011 ( ECLI:NL:HR:2011:BR3085 ) dat de in het middel aangevoerde klachten niet tot cassatie konden leiden. Zulks behoefde, gezien artikel 81 RO, geen nadere motivering nu de klachten niet noopten tot beantwoording van rechtsvragen in het belang van de rechtseenheid of de rechtsontwikkeling. Het arrest van het hof te Amsterdam bleef ongewijzigd in stand.

Mr Wissink merkt in zijn conclusie bij het arrest van de Hoge Raad ( ECLI:NL:PHR:2011:BR3085 ) hierover het volgende op. Het is niet ongewoon dat zakelijke partijen soms druk zetten om een bepaald resultaat te bereiken. Zolang daarbij geen juridische grenzen worden overschreden, is dat in juridisch opzicht aanvaardbaar. Het handelen van een partij conform de wensen van de andere partij, kán daarom duiden op instemming (zij het wellicht ‘nolens volens’). Of daarvan sprake is, vergt een beoordeling van de omstandigheden van het geval.