Introductie huurincasso – Incassokosten en huurachterstand

Inleiding
Voor dit stuk gebruik ik de tekst van het rapport Rapport BGK-Integraal als basis. Allereerst de volgende opmerkingen. Het starten van een procedure tegen de huurder met de in dit hoofdstuk vermelde incassodagvaarding (zonder dus de incassokosten in rekening te brengen) heeft een groot voordeel voor zowel de huurder als de verhuurder. De verhuurder zal door het uit handen geven van zijn vordering aan zijn gemachtigde op grond van artikel 6:96 lid 2 sub c BW incassokosten verschuldigd zijn. Uiteraard zijn de buitengerechtelijke kosten alleen verschuldigd als de schuldenaar in verzuim is en/of dat hij op bepaalde wijze is aangemaand en/of dat er bepaalde buitengerechtelijke handelingen zijn verricht. Als uitzondering hierop geldt bij handelsovereenkomsten een incassobedrag van € 40 dat zonder aanmaning na het verstrijken van de betalingstermijn is verschuldigd (artikel 6:96 lid 4 BW ).

Incassokosten zijn de kosten die de schuldeiser maakt om een geldvordering te innen, indien zijn schuldenaar deze niet uit zichzelf betaalt. Incassokosten mogen door de schuldeiser zelf in rekening worden gebracht. Als de zaak door de schuldeiser uit handen wordt gegeven mogen maar eenmaal incassokosten worden berekend. Er mogen dus niet zowel door de schuldeiser als door de gemachtigde van deze schuldeiser (cumulatief) incassokosten in rekening worden gebracht.

Alle kosten werden geacht binnen dat forfaitaire tarief te vallen. Deze incassokosten bedragen een percentage van de hoofdsom. De incassokosten zorgen alleen maar voor een verhoging van het door de huurder verschuldigde bedrag. De huurder die een betalingsprobleem heeft raakt daardoor alleen maar meer vast in het moeras van schulden. De verhuurder heeft geen voordeel aan het doorberekenen van incassokosten. Het doorbelasten van deze kosten is eigenlijk in het nadeel van de verhuurder, omdat de gemachtigde bij ontvangst van bedragen door de huurder eerst de betalingen in mindering brengt op zijn kosten en daarna pas op de openstaande huur.
Er kan een verschil bestaan in de door de gemachtigde berekende incassokosten en de door de rechter toegewezen incassokosten. Het is niet ondenkbaar dat de gemachtigden van de schuldeiser het verschil tussen deze door de rechter geachte redelijke kosten en de berekende kosten aan hun opdrachtgever doorberekenen. De opdrachtgever zal dan gehouden kunnen worden om dit verschil in de door het deurwaarders- of incassobureau berekende incassokosten bij te passen. De verhuurder dient er daarom op bedacht te zijn welke kosten door het incassobureau worden doorbelast

Ook als de deurwaarder- of het incassobureau de incassokosten conform de staffel van het rapport Rapport BGK-Integraal in rekening brengt is er een nadeel voor zowel de huurder als de verhuurder. De gerechtsdeurwaarder of het incassobureau zal immers eerst de rente en kosten in mindering brengen op de betaling door de schuldenaar, waarna de hoofdsom pas zal worden afgelost. Dit is een nadeel voor de huurder, want zijn eerste betalingen komen vaak niet in mindering op de hoofdsom (is de huurschuld), maar komen in mindering op de berekende incassokosten. De verhuurder ontvangt pas iets als de kosten van de deurwaarder en/of het incassobureau zijn voldaan. Verder rekent de deurwaarder kosten voor alle betalingen die door de schuldenaar worden gedaan naar aanleiding van een beslag. Op een betaling strekken deze kosten allereerst in mindering.

Er zijn dus veel kosten die voor eenvoudige vorderingen niet noodzakelijkerwijs in rekening gebracht hoeven te worden. Het is noch in het belang van de huurder, noch in het belang van de verhuurder om deze kosten op te laten lopen. Verder wordt de schuldeiser belemmerd bij het sluiten van minnelijke regelingen. Als de schuldeiser een minnelijke regeling met de schuldenaar sluit en de incassokosten zijn hierbij niet betrokken, dan worden de incassokosten aan de opdrachtgever doorbelast! De deurwaarder gaat er dan van uit dat deze kosten zonder tussenkomst van zijn opdrachtgever hem toe waren gekomen. Door interventie van zijn opdrachtgever worden deze kosten hem onthouden. Dit geeft reden om deze kosten aan zijn schuldeiser door te belasten.
De wettelijke rente moet natuurlijk wel altijd meegenomen worden. Deze vergoeding mist de schuldeiser door het onbetaald blijven van zijn vordering. Tussen bedrijven geldt de wettelijke handelsrente. Dat laatstgenoemde tarief is hoger dan de wettelijke rente.
Volgens de Hoge Raad (arrest 26 februari 2016 ECLI:NL:HR:2016:339 ) is artikel 6:119a BW ook van toepassing indien in voorkomend geval geen gebruik wordt gemaakt van een factuur maar van een gelijkwaardig verzoek tot betaling. Dit betekent dat in een geval waarin geen uiterste dag van betaling is overeengekomen en geen sprake is van ontvangst van een factuur maar wel van een gelijkwaardig verzoek tot betaling, de ingangsdatum van de wettelijke handelsrente steeds moet worden bepaald aan de hand van dat artikel.

Wat is het Rapport BGK-Integraal?

Wat wordt verstaan onder buitengerechtelijke kosten?

Zaken waarbij geen schuldenaar-consument is betrokken
Bij handelstransacties is de schuldenaar op grond van artikel 6:96 lid 4 BW als vergoeding van BIK ten minste € 40 verschuldigd is door de schuldenaar. Dit bedrag is zonder aanmaning verschuldigd vanaf de dag volgende op de dag waarop de wettelijke of overeengekomen uiterste dag van betaling is verstreken. De schuldeiser heeft derhalve altijd aanspraak op het minimumbedrag. Er is een overgangsregeling van toepassing. Daarnaar wordt verwezen op bladzijde 42 van het Rapport BGK-Integraal.

Op huurovereenkomsten die voor 16 maart 2013 zijn gesloten is dit minimumbedrag niet van toepassing. Als partijen niets regelen geldt als aanvullend recht het Besluit BIK en de daarin opgenomen staffel. Afwijking van de regeling van lid 4 of van het Besluit via algemene voorwaarden (denk aan ROZ-voorwaarden) of contract is mogelijk. Volgens het Rapport BGK-Integraal is alleen het Besluit BIK uitgesloten van afwijking indien de schuldenaar een consument is. Het standpunt is verdedigbaar dat artikel 6:96 lid 6 BW op zich niet verbiedt dat van de eis van de aanmaning met waarschuwing bij contract of algemene voorwaarden wordt afgeweken bij handelstransacties. Zo zou een gebruiker met oude voorwaarden kunnen betogen dat het volgens die voorwaarden bij wanbetaling meteen verschuldigd worden van BIK een toegestane afwijking is van lid 6. Duidelijkheid zal eerst worden verkregen na een beslissing van de Hoge Raad, al dan niet naar aanleiding van een prejudiciële vraag (artikel 392 lid 1 Rv), dan wel ten gevolge van een aanpassing van lid 6 van art. 6:96 BW op dit punt.

Matiging incassokosten bij vergoeding op basis van BGK
Onder meer artikel 242 RV biedt aan de rechter in die gevallen een matigingsmogelijkheid bij vergoeding op basis van BGK. Deze mogelijkheid heeft de rechter in beginsel niet meer ter beschikking indien het Besluit BIK dient te worden toegepast (behoudens de eerste redelijkheidstoets). Dit besluit wordt onder meer uitgelegd in het onderdeel: “De regeling voor de schuldenaar-consument”. Bij buitengerechtelijke kosten als wettelijke vorm van schadevergoeding wordt de omvang van de vergoedingsverplichting in beginsel bepaald door de dubbele redelijkheidstoets van artikel 6:96 lid 2 aanhef en c BW.

Voor de eerste redelijkheidstoets is van belang dat het redelijk moet zijn geweest om kosten te maken voor buitengerechtelijke handelingen. Als het tussen partijen duidelijk is dat partijen buiten rechte toch niet tot overeenstemming komen, dan is het mogelijk dat de eerste redelijkheidstoets de gevorderde buitengerechtelijke kosten blokkeert. Verder kan het onder omstandigheden onredelijk zijn om bij een duurovereenkomst, waar maandelijks een gering bedrag verschuldigd wordt, de schuldeiser maandelijks op basis van het Besluit BIK het minimumbedrag van € 40 in rekening te brengen. Hieraan mag de rechter in alle gevallen toetsen.

De tweede redelijkheidstoets gaat over de vraag of de omvang van de gemaakte kosten ook redelijk is. Bedacht moet hierbij wel worden dat bij verbintenissen, die dwingend onder het Besluit BIK vallen, de rechter de tweede redelijkheidstoets en de matigingsbevoegdheid van artikel 241 RV niet meer mag toepassen. Bij verbintenissen die niet onder het Besluit BIK vallen biedt artikel 241 RV de rechter een matigingsmogelijkheid.

De regeling voor de schuldenaar-consument

Inleiding
De vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten wordt berekend als percentage van het bedrag dat de schuldenaar aan zijn schuldeiser verschuldigd is. De hoogte van de incassokosten is niet langer gekoppeld aan bepaalde werkzaamheden, maar aan een percentage van het verschuldigd bedrag. Buiten de relatie schuldeiser en schuldenaar-consument is duidelijk een verband tussen inspanning voorafgaande aan het voeren van een procedure en de vergoeding waarop het incassobureau recht heeft. In consumentenzaken is de consument dus na ontvangst van de aanmaning die aan de wettelijke voorwaarden voldoet en na het onbetaald laten van het verschuldigde bedrag binnen de gestelde termijn dus incassokosten verschuldigd.

De vergoeding volgens de nadere regels kan, indien de schuldenaar een natuurlijk persoon is die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, eerst verschuldigd worden nadat de schuldenaar na het intreden van het verzuim, bedoeld in artikel 6:81 BW, onder vermelding van de gevolgen van het uitblijven van betaling, waaronder de vergoeding die in overeenstemming met de nadere regels wordt gevorderd, vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na aanmaning (artikel 6:96 lid 6 BW).

Het is van belang onderscheid te  maken tussen overeengekomen betalingsverplichtingen en betalingsverplichtingen die niet zijn overeengekomen. De verplichting tot het versturen van de veertiendagenbrief als genoemd in artikel 6:96 lid 6 BW heeft alleen betrekking op deze overeengekomen verplichtingen. betaling van de huur is een overeengekomen verplichting. Als het gaat om bijvoorbeeld vordering van kosten in verband met schade aan het gehuurde na het einde van de huurovereenkomst, dan is deze regeling niet van toepassing en dan hoeft er dus ook geen veertiendagenbrief te worden gestuurd naar de consument. Onder de uit een overeenkomst voortvloeiende betalingsverplichting als bedoeld onder het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten valt ook de verbintenis tot vergoeding van schade voor zover deze verbintenis is vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst of zover de verbintenis uit een overeenkomst is omgezet in een verbintenis tot vervangende schadevergoeding als bedoeld in artikel 6:87 BW.

De verplichte aanmaning kan dus niet gecombineerd worden met de ingebrekestelling op grond waarvan het verzuim moet intreden. Met het in artikel 6:96 lid 6 BW opgenomen vereiste dat de schuldeiser eerst nog een veertiendagenbrief aan de consument-schuldenaar moet sturen, wordt beoogd dat de consument niet wordt overvallen door het verschuldigd worden van incassokosten: hij krijgt na de waarschuwing in de veertiendagenbrief nog veertien dagen de gelegenheid het verschuldigde bedrag te betalen zonder dat incassokosten verschuldigd worden (zie het arrest van de Hoge Raad van 25 november 2016 ECLI:NL:HR:2016:2704 ).
Volgens artikel 6:96 lid 6 BW vangt de termijn van veertien dagen “de dag na aanmaning” aan. Nu de tot de schuldenaar gerichte aanmaning een verklaring is als bedoeld in artikel 3:37 lid 3 BW, heeft zij – afgezien van de in dat derde lid genoemde uitzonderingen – pas haar werking indien zij de schuldenaar heeft bereikt. Met betrekking tot een schriftelijke verklaring geldt als uitgangspunt dat deze de geadresseerde heeft bereikt als zij door hem is ontvangen. De in artikel 6:96 lid 6 BW bedoelde veertiendagentermijn vangt derhalve (pas) aan daags na die waarop de aanmaning door de schuldenaar is ontvangen.

Indien de ontvangst van de veertiendagenbrief door de schuldenaar wordt betwist, brengt een redelijke, op de behoeften van de praktijk afgestemde, uitleg mee dat de schuldeiser in beginsel feiten en omstandigheden dient te stellen en zo nodig te bewijzen waaruit volgt dat de brief door hem is verzonden naar een adres waarvan hij redelijkerwijs mocht aannemen dat de schuldenaar aldaar door hem kon worden bereikt, en dat en op welke dag de brief aldaar (op zijn laatst) is aangekomen. Als bewezen kan worden dat de schuldenaar op het juiste adres (het adres waarop de schuldenaar bij de gemeente is ingeschreven) is aangeschreven, dan zal dit doorgaans voldoende zijn.
Gelet op de in de conclusie van de Advocaat-Generaal onder 3.16 vermelde gegevens (zie ECLI:NL:PHR:2016:938 ), dient immers gewone post door PostNL in ten minste 95% van de gevallen bezorgd te worden op de dag, niet zijnde een zondag, maandag of officiële feestdag, volgend op de dag van aanbieding aan PostNL. In de overige gevallen kan het (iets) langer duren, en voorts bestaat de mogelijkheid dat een per post verzonden stuk wegraakt (vgl. HR 4 september 1998, ECLI:NL:HR:1998:ZC2694, NJ 1998/828). Het is aan de feitenrechter overgelaten welke duur van postbezorging, vanaf de dag van verzending door de schuldeiser, in het algemeen redelijkerwijs tot uitgangspunt valt te nemen.

De door de schuldeiser verzonden veertiendagenbrief moet voldoen aan de eisen die artikel 6:96 lid 6 BW daaraan stelt. Indien wel de betalingstermijn van veertien dagen is vermeld, maar een te vroege dag van aanvang of van einde van die termijn is aangewezen, dan wel daaromtrent verwarrende of misleidende informatie wordt gegeven, voldoet de brief niet aan de eisen van artikel 6:96 lid 6 BW. Zo is de vermelding dat betaald moet worden “binnen veertien dagen na heden” of “binnen veertien dagen na verzending van deze brief” in strijd met de eis dat de schuldenaar in ieder geval een betalingstermijn van veertien dagen, aanvangende de dag na ontvangst van de aanmaning, gegeven moet worden. Volgens de Hoge Raad staat het de schuldeisers vrij, mede ter voorkoming van het risico dat de aanmaning vanwege een onzuivere formulering zonder gevolg blijft, een langere termijn dan de wettelijke termijn van veertien dagen te geven, bijvoorbeeld betaling “binnen drie weken nadat u deze brief heeft ontvangen”.
Volgens de Hoge Raad heeft gelet op het met dit stelsel beoogde evenwicht, een veertiendagenbrief die niet voldoet aan de eisen van artikel 6:96 lid 6 BW, niet het daaraan door de wet verbonden rechtsgevolg dat de consument-schuldenaar bij uitblijven van tijdige betaling incassokosten verschuldigd wordt. Wil de schuldeiser recht hebben op betaling van incassokosten, dan dient hij (zo nodig alsnog) een aan de wettelijke eisen beantwoordende veertiendagenbrief aan de schuldenaar te verzenden.
In verstekzaken zal de rechter, gelet op artikel 139 RV, moeten beoordelen of de schuldeiser voldoende gesteld heeft voor toewijzing van de gevorderde incassokosten, en of de schuldeiser overeenkomstig die regels heeft gehandeld.

De 14-dagentermijn
Het gaat hier dus om overeengekomen betalingsverplichtingen als bedoeld in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Andere betalingsverplichtingen vallen buiten deze regeling. Het hof te ‘s-Gravenhage besliste in haar arrest van 21 april 2015 ( ECLI:NL:2015:813 ) dat de 14-dagentermijn als bedoeld in artikel 6:96 lid 6 BW ingaat de dag na de dagtekening van de brief, en niet de dag na de (veronderstelde) ontvangst van de brief. Dit arrest van het hof is dus achterhaald door bovengenoemde uitspraak van de Hoge Raad. De verhuurder had de huurder aangeschreven om binnen veertien dagen na heden de huur te betalen. De huurder was van mening dat met “heden” niets anders kan zijn bedoeld dan de dag van dagtekening van de brief, terwijl de termijn van veertien dagen volgens de wet gaat lopen op de dag na aanmaning. De aan de huurder gegunde termijn is zodoende één dag tekort geweest, waardoor de brief niet voldoet aan de eisen die de wet daaraan stelt. Het hof is van mening dat de termijn van veertien dagen in beginsel correct moet worden gehanteerd en dat het niet correct hanteren van deze termijn ertoe kan leiden dat er geen incassokosten zijn verschuldigd. In dit specifieke geval staat echter, gelet op de brief die de huurder aan de kantonrechter heeft geschreven, niet alleen vast dat hij de volledige vordering (waartoe dus ook de buitengerechtelijke kosten behoorden) erkende, maar ook dat hij deze niet kon voldoen. De huurder heeft de vordering ook niet voldaan, ook niet na ommekomst van de juiste termijn na de brief van 17 juni 2014. Er is dan ook geen enkele reden om aan te nemen dat, wanneer de huurder uit de brief van 17 juni 2014 zou hebben kunnen afleiden dat de termijn van veertien dagen ging lopen op de dag na aanmaning, en niet op de dag van dagtekening van die brief, hij wel tijdig aan de niet-betwiste vordering voldaan zou hebben. In die omstandigheden dient volgens het hof te worden geconcludeerd dat de brief van 17 juni 2014 toch werking heeft gehad omdat de consequentie van niet-betaling daarin duidelijk is opgenomen, en dus dat de huurder de buitengerechtelijke kosten verschuldigd is geworden, zij het na ommekomst van de in de wet bedoelde termijn die is gaan lopen op de dag na de aanmaning. Dit deel van het arrest van het hof is achterhaald door het arrest van de Hoge Raad van 25 november 2016 ECLI:NL:HR:2016:2704 , waarin duidelijk is gesteld dat een brief die niet aan de eisen voldoet geen effect heeft.

Normaliter is er sprake van een verzuim van rechtswege bij het onbetaald laten van een overeengekomen huurtermijn. Voor het aanspraak kunnen maken op vervallen incassokosten zal de schuldeiser desondanks de aanmaning als bedoeld in artikel 6:96 lid 6 BW dienen te versturen om aanspraak op deze kosten te maken. Zonder deze aanmaning is de schuldenaar dus geen incassokosten verschuldigd. Er is dus altijd één incassohandeling nodig. Wanneer de schuldenaar een consument is, zal deze bovendien eerst nog een schriftelijke aanmaning moeten ontvangen met een nakomingstermijn van 14 dagen.
Een schuldeiser verzendt in eigen beheer de aanmaning van artikel 6:96 lid 6 BW onder Btw-verhoging over de incassokosten. Ondanks ontvangst van de aanmaning betaalt de schuldenaar niet. Indien de schuldeiser daarna een derde inschakelt voor het vervolg van het incassotraject, zal dit in de regel een Btw-belaste dienst betreffen. De schuldeiser, die de Btw niet in vooraftrek kan nemen, heeft recht op vergoeding van de Btw door de schuldenaar. De werkgroep is van mening dat van de schuldenaar pas Btw gevorderd kan worden indien hij ook voor de Btw is aangemaand conform het bepaalde van artikel 6:96 lid 6 BW. De gemachtigde zal dan dus een nieuwe brief inclusief Btw dienen te versturen.

De werkgroep is van mening dat volstaan kan worden met een schriftelijke of digitale aanmaning zolang de schuldeiser kan aantonen dat de aanmaning de schuldenaar heeft bereikt. Aan de consument wordt een termijn van 14 dagen geboden om alsnog de vordering te voldoen zonder dat de incassokosten verschuldigd worden. Om er zeker van te zijn dat de aanmaning is ontvangen en vervolgens de termijn van 14 dagen gaat lopen, kan de schuldeiser kiezen voor aangetekende verzending van de aanmaning. De maximale kosten die in rekening gebracht mogen worden staan verder vermeld in de staffel die verder op in dit hoofdstuk is weergegeven Op grond van artikel 85 RV moet de schuldeiser die incassokosten vordert een kopie van de aanmaning in het geding brengen.
Als het in de brief genoemde bedrag aan incassokosten hoger is dan het bedrag dat conform de geldende regels in rekening gebracht mag worden, dan zal de rechter de gevorderde incassokosten afwijzen. Als de brief een lager bedrag vermeldt, dan in rekening kan worden gebracht, dan kan volgens de werkgroep die het Rapport BGK-Integraal heeft samengesteld wel aanspraak worden gemaakt op dit lager bedrag dat is aangezegd. Mocht de verhuurder een hoger bedrag vorderen, dan waarvoor de huurder is aangeschreven, dan dient de rechter deze vordering af te wijzen. Op bladzijde 15/16 van het Rapport BGK-Integraal staat een lijst van eisen waaraan een vordering dient te voldoen om aanspraak te kunnen maken op incassokosten ten laste van een schuldenaar die een schuldenaar consument is.

De Hoge Raad heeft in haar arrest van 13 juni 2014 ( ECLI:NL:HR:2014:1405 ) een beslissing moeten geven op een door een kantonrechter gestelde prejudiciële vraag inhoudende of een crediteur na de ‘veertiendagenbrief’ recht heeft op vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten, indien de crediteur nadien geen nadere incassohandeling verricht. De Hoge Raad beantwoordde de prejudiciële vraag aldus dat artikel 6:96 lid 6 BW aldus moet worden uitgelegd dat, indien de schuldeiser in redelijkheid tot het verrichten van incassohandelingen is overgegaan en de daarin genoemde veertiendagenbrief aan de consument-schuldenaar heeft gestuurd, bij uitblijven van de betaling binnen de termijn van veertien dagen de in het Besluit genormeerde vergoeding voor buitengerechtelijke incassohandelingen door de consument-schuldenaar verschuldigd wordt, zonder dat de schuldeiser gehouden is daartoe nog nadere incassohandelingen te verrichten. De overwegingen in dit arrest die tot deze beslissing heeft geleid treft u hieronder in het kort aan:

  • Met deze nieuwe regelgeving heeft de wetgever beoogd ter zake van de incasso van, kort gezegd, contractuele geldschulden houvast te bieden omtrent de hoogte van de in artikel 6:96 lid 2, aanhef en onder c, BW genoemde redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte.
  • De wetgever heeft hiermee met name de ‘tweede redelijkheidstoets’ (de hoogte van de kosten) willen normeren. Deze normering geschiedt aan de hand van een forfaitair percentage dat uitsluitend is gerelateerd aan de hoogte van de verschuldigde hoofdsom.
  • In de voorgestelde regeling komt men niet meer toe aan een toets van de omvang [van] de kosten (…). Er wordt namelijk uitgegaan van vaste maximale kosten waarmee de redelijkheidsnorm van artikel 6:96 BW wordt ingekleurd. Incassokosten die het maximum niet te boven gaan, worden als redelijke kosten beschouwd.

Wanneer de schuldeiser meerdere vorderingen op de consument heeft en hij deze wil incasseren middels één aanmaning, dan zal hij de vergoeding voor de incassokosten moeten berekenen aan de hand van het totaal van de hoofdsommen van die vorderingen.

Uit het bovenstaande kan worden herleid dat als de debiteur binnen de veertiendagentermijn slechts een deel van het bedrag uit de kosteloze aanmaning betaalt, er dan uitsluitend over het restant de incassokosten mogen worden doorbelast. Dit valt te verklaren uit het feit dat als de debiteur het gehele verschuldigde bedrag zou hebben betaald binnen de termijn van veertien dagen, er helemaal geen incassokosten doorbelast zouden mogen worden. Het is vanuit deze gedachte dan ook niet passend de debiteur voor het volledige bedrag door te belasten, want de oorspronkelijke hoofdsom is na verloop van de veertiendagentermijn niet meer verschuldigd, terwijl de incassokosten pas na deze termijn opeisbaar worden als de verschuldigde hoofdsom niet binnen deze termijn wordt betaald. De schuldeiser is dan wel gerechtigd de incassokosten over de openstaande hoofdsom te vorderen die na verloop van de veertiendagen termijn nog open staan. Voor de goede orde merk ik op dat de schuldeiser niet eerst de deelbetaling van de incassokosten af mag halen, want deze incassokosten zijn binnen de termijn van veertien dagen immers nog niet verschuldigd.

Hoe ziet de staffel er nu uit voor bedragen tot € 25.000?

Staffel incassokosten volgens het systeem van de Incassowet 

Hoofdsom Percentage Maximum bedrag Minimum bedrag
Van €0 tot € 266,67 € 40
Van € 267 tot € 2500 15% € 375
Van € 2500 tot € 5000 10% € 250
Van € 5000 tot € 10000 5% € 250
Van € 10.000 tot € 25000 1% € 150
Over het restbedrag 0,5% Max. € 6.775


Duurovereenkomsten (bijvoorbeeld vervallen huurtermijnen)

Voor berekening van de incassovergoeding moet bij meerdere vorderingen onderscheid worden gemaakt tussen los van elkaar bestaande vorderingen en vorderingen op grond van duurovereenkomsten ontstaan.

Bij duurovereenkomsten (zoals bijvoorbeeld huurovereenkomsten) is het mogelijk dat het incassobureau over elke vervallen termijn een nieuw bedrag aan incassokosten in rekening brengt als die termijnen nog niet zijn vervallen bij het uit handen geven van de vordering aan het incassobureau.

Concreet betekent dit dat als een vordering in januari 2012 uit handen wordt gegeven ten aanzien van de onbetaalde huur van € 250 over januari 2012 er conform de bovengenoemde staffel € 40 aan incassokosten berekend kan worden. Mochten de maanden februari 2012 tot en met april 2012 ook onbetaald blijven, dan kan er per verschuldigde termijn een bedrag van € 40 aan incassokosten worden berekend. Er zijn twee mogelijkheden om incassokosten te vorderen. De schuldeiser dient bij elke vervallen termijn een 14-dagenbrief te sturen, waarin de schuldenaar de gelegenheid krijgt het openstaande bedrag kosteloos te voldoen. De schuldeiser kan uiteindelijk ook alle termijnen bij elkaar vegen en daarover een 14-dagenbrief te sturen, waarin de schuldenaar de gelegenheid krijgt het openstaande bedrag kosteloos te voldoen.
Als de schuldeiser dus in juni een bepaalde huurachterstand aan zijn gemachtigde uit handen heeft gegeven, dan zal de huurder over de opvolgende en onbetaald gebleven termijnen ook een 14-dagenbrief dienen te ontvangen. Als de gemachtigde over de opvolgende termijnen geen 14-dagenbrief naar de huurder stuurt, dan zal de huurder over de opvolgende termijnen geen incassokosten verschuldigd zijn.

De 14-dagenbrief kan dus per maand worden verstuurd, maar kan ook worden verstuurd over het totale bedrag dat in de procedure gevorderd wordt. In een zaak die speelde voor de rechtbank Noord-Holland heeft de kantonrechter in haar vonnis van 4 februari 2015 ( ECLI:NL:RBNHO:2015:1390 ) daarom beslist dat de huurder over de opvolgende termijnen die vervallen waren na de eerste 14-dagenbrief geen incassokosten was verschuldigd. De rechter besliste dan ook dat de totale vordering niet voldeed aan het gestelde in artikel 6:96 lid 6 BW, zodat er slechts incassokosten toegewezen zouden worden over het bedrag waarover de huurder de aanmaning ex artikel 6:96 lid 6 BW had ontvangen.

Bij duurovereenkomsten waarbij een relatief laag bedrag per maand verschuldigd is, kan het versturen van een 14-dagenbrief per vervallen termijn tot een hoger bedrag aan incassokosten leiden, dan bij het in rekening brengen van één incassotarief over de verschillende vervallen termijnen tezamen. Als de vordering uit handen gegeven wordt nadat er al verschillende termijnbedragen zijn vervallen, dan is er één incassotarief over de vervallen termijnbedragen verschuldigd.
In de memorie van antwoord van 9 februari 2012, nummer 32418 staat hierover het volgende ter onderbouwing vermeld: een schuldeiser zal proberen te voorkomen dat het verschuldigde bedrag oploopt, bijvoorbeeld meerdere verschuldigde huurtermijnen. Het is dan ook niet ondenkbaar dat hij direct met incassohandelingen aanvangt, zodra een vordering opeisbaar is. Vanuit een oogpunt van preventie van een groeiende schuldenlast is het zelfs goed als een schuldeiser voortvarend is op dit punt. Het maakt de schuldenaar alert dat hij achterstallig is met het betalen en dat de schuldeiser het er niet bij zal laten zitten.

De schuldeiser die er aldus werk van maakt, heeft dan recht op vergoeding van de kosten die hij daarbij maakt. In het wetsvoorstel is een regeling opgenomen voor het geval er meerdere vorderingen opeisbaar zijn, en de schuldeiser nog niet heeft aangevangen met incassohandelingen. De schuldeiser dient in dat geval de hoofdsommen van de verschillende vorderingen bij elkaar op te tellen om de incassokosten te berekenen. Dat betekent dat de rechter meerdere verschuldigde termijnen voor de berekening van de incassokosten alleen bij elkaar zal optellen, indien de schuldeiser nog niet heeft aangevangen met incassohandelingen, zoals volgt uit artikel 6:96 lid 7 BW. Op welke wijze hij een vordering daartoe het meest efficiënt kan innen, wordt aan hem overgelaten. Wanneer een incassogeschil voor de rechter komt, zal hij de gevorderde incassokosten kunnen toewijzen conform de wettelijke regeling. Ook bij duurovereenkomsten komt de rechter aan matiging van de incassokosten niet toe, tenzij de vordering niet door de eerste redelijkheidstoets komt.

Matiging incassokosten mogelijk op basis van het Besluit BIK?
Deze mogelijkheid tot matiging van de incassokosten heeft de rechter in beginsel niet meer ter beschikking indien het Besluit BIK dient te worden toegepast (behoudens de eerste redelijkheidstoets).
Voor de eerste redelijkheidstoets is van belang dat het redelijk moet zijn geweest om kosten te maken voor buitengerechtelijke handelingen. Als het tussen partijen duidelijk is dat partijen buiten rechte toch niet tot overeenstemming komen, dan is het mogelijk dat de eerste redelijkheidstoets de gevorderde buitengerechtelijke kosten blokkeert. Verder kan het onder omstandigheden onredelijk zijn om bij een duurovereenkomst, waar maandelijks een gering bedrag verschuldigd wordt, de schuldeiser maandelijks op basis van het Besluit BIK het minimumbedrag van € 40 in rekening te brengen. Hieraan mag de rechter in alle gevallen toetsen. De tweede redelijkheidstoets gaat over de vraag of de omvang van de gemaakte kosten ook redelijk is. Bij verbintenissen, die dwingend onder het Besluit BIK vallen, ontbreekt de tweede redelijkheidstoets en de matigingsbevoegdheid van artikel 241 RV.

Is deze wet een verbetering voor de consument?
De nieuwe incassowet legt enerzijds de hoge incassokosten van schuldeisers aan banden, die bij consumenten en bij kleine bedrijven zoals eenmanszaken in rekening worden gebracht. Anderzijds is het door deze wet mogelijk om snel en zonder veel incassowerk, incassokosten in rekening te brengen. Partijen zijn echter voor vorderingen met een hoofdsom tot € 25.000 gebonden aan de nadere regelgeving over de hoogte van de vergoeding. Wanneer zij afspraken maken over de vergoeding, kunnen zij alleen afwijken van de regeling indien een lagere vergoeding wordt overeengekomen.

De rechtspraak heeft in het verleden de gevorderde incassokosten vaak afgewezen, omdat men één of twee incassobrieven niet voldoende vond om deze kosten toe te wijzen. Als criterium werd de maatstaf van het voldoende ondernemen van actie tot verkrijging van de vordering buiten rechte toegepast. Het sturen van één of twee incassobrieven vond meestal geen genade in de ogen van de magistraten. Met de huidige regeling zijn schuldeisers in consumentenzaken na het sturen van één aanmaning gelegitimeerd deze kosten in rekening te brengen.

Het huidige criterium of de schuldeiser voldoende maatregelen neemt om deze vordering buiten rechte te incasseren, komt te vervallen. Dat is een verslechtering voor de consument. Bovendien komt het matigingsrecht te vervallen, behoudens de mogelijkheid van artikel 242 RV. Het versturen van een paar briefjes door incassobureaus wordt nu lonend, terwijl deze actie in het verleden onvoldoende werd geacht voor toewijzing van in rekening gebrachte kosten.

De rechter lijkt met deze wetgeving de mogelijkheid ontnomen te worden om deze kosten af te wijzen als er naar zijn mening te weinig inspanningen zijn ondernomen om deze kosten in rekening te mogen brengen. Schuldeisers mogen dus enerzijds snel incassokosten vorderen, doch anderzijds mogen zij geen bedragen vorderen die als “over de top” gekwalificeerd kunnen worden. Ik vrees dat dit zal leiden tot verhoging van de vordering die de rechter toe zal moeten wijzen. Dit zal leiden tot het “opkloppen” van de hoofdsom. Dat is jammer, want in deze tijd van economische recessie zal een schuldenaar vaak alle eindjes aan elkaar moeten knopen om de hoofdsom te kunnen betalen.

Afwijzing incassokosten in de rechtspraak
Een woningbouwcorporatie dient bij huurachterstanden eerst zelf zich inspannen om achterstanden incasseren alvorens de zaak voor verdere behandeling uithanden te geven.
Dat een woningbouwcorporatie niet zonder meer de kosten op kan kloppen door een huurvordering, zonder zelf enig voorwerk te doen, naar de deurwaarder te sturen, blijkt uit de volgende uitspraak:

De rechtbank Haarlem, sector kanton locatie Haarlem heeft in haar uitspraak van 20 september 2007 zaak/rolnr.: 350116 / CV EXPL 07-3254 bepaald dat de gevorderde incassokosten niet doorberekend mochten worden ondanks het feit dat onbetwist vaststond dat de huurder een achterstand had laten ontstaan.

Er was in deze kwestie een bepaalde periode geen huurverhoging betaald. Op een gegeven moment was er per abuis vergeten daarboven één maand huur te betalen. In plaats de huurder fatsoenlijk en rustig aan te schrijven voor deze achterstand werd de deurwaarder op deze huurder afgestuurd. De deurwaarder ging uiteraard tot incasso van de vordering vermeerderd met incassokosten over. De rechter vond dit een verkeerde methode. De kern van deze uitspraak luidt als volgt: Mede gelet op haar bijzondere positie als toegelaten instelling, zoals bedoeld in het Besluit Beheer Sociale Huursector, had het toen echter op haar (de verhuurder, toevoeging mr. F.C.P. Teeuw) weg gelegen om eens rustig bij de huurder (toevoeging mr. F.C.P. Teeuw) te informeren wat er aan de hand was. Dan had de huurder (toevoeging mr. F.C.P. Teeuw), die blijkbaar in verwarring verkeerde over de stand van de huurbetalingen, de nodige uitleg gegeven kunnen worden. Dat was nog niet eens zo heel lang geleden, toen woningbouwcorporaties hun sociale functie nog erg serieus namen, in elk geval goede gewoonte. Dat is kennelijk niet gebeurd, waarna men naar ik vrees – op de automatische piloot – is overgegaan tot het uit handen geven van de vordering. Ik oordeel dat prematuur en onnodig. (…) Ik denk dat deze handelwijze moeilijk verenigbaar is met de in artikel 25 van voormeld Besluit Beheer Sociale Huursector opgenomen verplichting voor Parteon zorg te dragen voor een sobere en doelmatige bedrijfsvoering. Erg sociaal kan ik het in ieder geval niet noemen.
Onder de gegeven omstandigheden voel ik er niets voor om de huurder (toevoeging mr. F.C.P. Teeuw) de buitengerechtelijke incassokosten te laten betalen, terwijl ik verder meen dat Parteon (= verhuurder, toevoeging mr. F.C.P. Teeuw) daarom ook haar eigen proceskosten moet dragen, hetgeen overigens reeds een gevolg was geweest van de op voorhand kansloze, nadien ook ingetrokken vordering strekkende tot ontbinding en ontruiming.

Voor een particuliere verhuurder kan dit anders zijn. Een particuliere verhuurder valt niet onder het Besluit beheer sociale-huursector. De huurder zal bovenstaande kunnen gebruiken om de gevorderde incassokosten te bestrijden. De verhuurder in bovengenoemde uitspraak zal in de huurovereenkomst een uiterste termijn van betaling zijn overeenkomen, waardoor een aanmaning strikt genomen niet nodig is om de huurder in toestand van verzuim te laten raken. Gezien bovenaangehaalde uitspraak van de rechtbank te Haarlem is het toch altijd raadzaam om de huurder aan te manen als er een huurachterstand is ontstaan.

Afwijzing incassokosten in verband met slordigheden
De rechtbank ‘s-Hertogenbosch, sector kanton Eindhoven, wees in haar vonnis van 3 juli 2008 de gevorderde incassokosten af LJN: BG1790, Sector kanton Rechtbank ‘s-Hertogenbosch . Uit de feiten van dit vonnis bleek dat huurders soms niet de huur binnen dezelfde maand betaalden, maar dat zij wel de huur altijd binnen hooguit drie maanden betaalden. De kantonrechter was van oordeel dat het bij een dergelijk betalingsgedrag onnodig was om de vorderingen uit te besteden in plaats van deze in eigen beheer te houden. Ook was hij van mening dat er geen sprake was van substantiële werkzaamheden die zouden zijn verricht ter incassering van de huurpenningen buiten rechte. Ik zet wel de nodige vraagtekens bij dit vonnis. Door te late betaling van de huur is de huurder wegens de contractuele overeengekomen betalingsverplichting van rechtswege in verzuim. De verhuurder hoeft er ook geen genoegen mee te nemen dat de huurder de huur altijd te laat betaalt.

Een ander voorbeeld van een niet goed gemotiveerd bedrag aan gevorderde incassokosten, dat leidde tot afwijzing van deze vordering is behandeld in een vonnis van de rechtbank Zwolle van 20 juli 2011 LJN: BR6968, Rechtbank Zwolle, 543097 CV EXPL 11-3479 . In de huurovereenkomst stond vermeld dat een huurder bij het laten ontstaan van een huurachterstand een bedrag van € 10,- per dag als administratie- en incassokosten verschuldigd was. De verhuurder kwam uit op een bedrag van € 71.380,- aan berekende kosten. De rechter redeneerde dat het hier dan zou gaan om 7138 dagen huurachterstand à € 10,= per dag. Dat zou volgens de redenering van de rechter neerkomen op een huurachterstand van ruim 19 jaar, zodat de berekening zonder toelichting, die ontbrak, niet begrijpelijk was. Dit deel van de vordering werd afgewezen.
Het is in ieder geval niet handig om onder de noemer administratie- en incassokosten extra kosten als een bedekte vorm van boete te berekenen. De gevorderde administratiekosten worden door het beleid van de huurcommissie immers begrensd tot een maximaal percentage van 7 %, dan wel begrensd door artikel 7:264 BW (onredelijk verkregen voordeel). De mogelijkheid om kosten als incassokosten door te berekenen wordt begrensd door de richtlijn van Rapport BGK-Integraal. Als de rechter de berekening wel had begrepen, dan was de vordering afgewezen, dan wel gematigd wegens genoemde argumenten. Hierbij is het ook duidelijk dat de rechter gevorderde incassokosten kan matigen tot € 0.

De verhuurder had de € 10,- per dag beter als boete kunnen vorderen. Op zichzelf is een boetebedrag van € 10,- per dag niet onredelijk hoog. In dit geval zou de boete dan uitkomen op ongeveer 3/4 van de maandelijkse huur. Dat is op zichzelf als prikkel om de huurder tot betaling te bewegen niet onredelijk hoog. De huurder die de betaling op laat lopen betaalt dan uiteindelijk wel een veel hoger bedrag aan boete. De huurder die maand 1 onbetaald laat betaalt immers € 10,- per dag aan boete. De huurder die maand twee onbetaald laat betaalt € 20,- per dag (maand 1 en 2). De huurder die de huur 12 maanden onbetaald laat betaalt in maand twaalf € 120,- per dag aan boete, zijnde de cumulatief opgebouwde boete over de eerdere maanden, plus maand twaalf. In maand twaalf zou de boete dan rond de € 3600,- liggen, hetgeen weer wel een flink bedrag is. Deze boete kan voor matiging in aanmerking komen. Zie hierover meer bij het onderdeel het “Boetebeding” op deze pagina.

Het opvoeren van onjuiste bedragen werd door de rechter in een volgende zaak beloond met een matiging van de incassokosten tot nihil. De kantonrechter van de rechtbank Zwolle, Lelystad, locatie Deventer, overwoog in zijn vonnis van 5 maart 2009 ( LJN: BH5811, sector kanton Rechtbank Zwolle, 416689 CV 08-3096) ten aanzien van de professionele gemachtigde van een verhuurder die de huurder een aantal malen voor te hoge bedragen had aangeschreven en te hoge incassokosten die niet conform de richtlijn van het staffel incassokosten waren berekend: “Een professionele incassogemachtigde dient er steeds nauwgezet op toe te zien dat met name de in haar correspondentie en processtukken opgenomen bedragen correct zijn (…). dit alles komt dan nog dat in de inleidende dagvaarding de gevorderde buitengerechtelijke incassokosten zijn berekend volgens het dubbele van de gebruikelijke norm. Ook dat is een onzorgvuldigheid die de incassogemachtigde van eiseres valt aan te rekenen. Alles overziende is de kantonrechter van oordeel dat zoveel tekortkomingen in de incasso- activiteiten van de incassogemachtigde van eiseres aanleiding vormen in dit geval de vordering ter zake van buitengerechtelijke incassokosten af te wijzen”.

Zie ook de uitspraak van de kantonrechter van de rechtbank Zwolle, Lelystad, locatie Deventervan 5 maart 2009 ( LJN: BH5811, sector kanton Rechtbank Zwolle, 416689 CV 08-3096), die in het hiervoor behandelde onderdeel is besproken.
Het percentage aan incassokosten dat over de hoofdsom berekend mag worden, wordt lager naarmate de hoofdsom hoger wordt.

Het ligt normaal gesproken op de weg van de schuldenaar om schuldeisers een adreswijziging te doen toekomen, zodat facturen naar het juiste adres kunnen worden verstuurd.
Blijft een schuldenaar hiermee in gebreke, dan komen de extra kosten met betrekking tot de incasso van een zaak voor zijn rekening. Soms kan een schuldenaar niet worden verweten dat een adres niet correct aan een schuldeiser wordt doorgegeven.
Dit was volgens het hof te Amsterdam in het arrest van 27 oktober 2009 (LJN: BL2314,Notariskamer Gerechtshof Amsterdam, 200.030.518/01 GDW ) aan de orde. Dit betrof geen huurzaak, doch deze kwestie kan wel als voorbeeld dienen dat het niet doorgeven van een juist postadres niet altijd voor rekening van de debiteur komt. De deurwaarder had de correspondentie in eerste instantie naar een verkeerd adres gestuurd. Dit viel de debiteuren, die een bloedonderzoek hadden moeten ondergaan niet te verwijten volgens het hof.

De debiteuren waren ten tijde van de verzending van de factuur al bijna tien jaar verhuisd. Daarbij komt dat zij in deze zaak niet rechtstreeks contact met het ziekenhuis hebben gehad, aangezien het ging om een monsteronderzoek dat was aangevraagd door de huisarts. Zij hadden voor de onderhavige opdracht niet eerder een overeenkomst met het desbetreffende ziekenhuis gesloten. Van hen kon dan ook niet worden verwacht dat zij het ziekenhuis een adreswijziging stuurden. De kamer van gerechtsdeurwaarders had aldus op goede gronden overwogen dat de gerechtsdeurwaarder bij deze stand van zaken in redelijkheid niet de berekende incassokosten kon handhaven.
In de uitspraak van de kantonrechter van de rechtbank Zwolle, Lelystad, locatie Deventer van 5 maart 2009 ( LJN: BH5811, sector kanton Rechtbank Zwolle, 416689 CV 08-3096), is bevestigd dat het percentage aan incassokosten dat over de hoofdsom berekend mag worden, wordt lager naarmate de hoofdsom hoger wordt.
De huurder kan bovenstaande uitspraken aanvoeren om de berekende en gevorderde incassokosten te bestrijden (en de situatie als genoemd in de dagvaarding enigszins op uw situatie van toepassing is). Deze argumenten kunnen met name met succes worden aangevoerd tegen incassobureaus die ongemotiveerd en als een mantra herhalen dat u alles, inclusief (te veel berekende) incassokosten moet betalen. Het is denkbaar dat door de gewijzigde regels oude uitspraken zijn achterhaald.

Incassokosten en Btw 
Over de incassokosten mag bij de debiteur alleen Btw in rekening worden gebracht indien aan de volgende twee voorwaarden wordt voldaan:

  • de crediteur heeft de invordering uit handen gegeven aan een gemachtigde, bijvoorbeeld aan een incassobureau, deurwaarder, of advocaat en
  • de crediteur is niet Btw-plichtig en kan dus de verschuldigde Btw aan het incassobureau of deurwaarder niet verrekenen. De huurprijs over woon- en bedrijfsruimte is Btw-vrijgesteld. Voor bedrijfsruimte kunnen partijen verzoeken wel Btw over de huurprijs te betalen. Zie voor meer informatie de volgende hoofdstukken: Servicekosten bedrijfsruimte en Huurprijs bedrijfsruimte.

De volgende schuldeisers zijn niet Btw-plichtig waardoor er wel Btw over de incassokosten berekend mag worden:

  • Corporaties, tenzij deze verhuring van bedrijfsruimte hebben gekozen voor geopteerde Btw (Particuliere verhuurders zijn doorgaans wel Btw-plichtig, waardoor er geen Btw over de incassokosten berekend mag worden);
  • onderwijsinstellingen;
  • banken;
  • verzekeringsmaatschappijen;
  • medische beroepen;
  • de overheid.

Kort samengevat komt de doorbelasting van Btw over incassokosten op het volgende neer:
Verhuring van woon- en bedrijfsruimte is een Btw-vrijgestelde activiteit (behoudens de in het hoofdstuk Huurprijswijziging genoemde uitzonderingen). Woningcorporaties zijn (voor wat betreft) de activiteit van verhuring niet Btw-plichtig. Over de incassokosten moet dan wel Btw worden gerekend. Hetzelfde geldt indien de schuldeiser geen ondernemer is in de zin van artikel 7 van de Wet op de omzetbelasting 1968. Deze verhuurder kan de Btw niet verrekenen. De Btw vormt voor de schuldeiser in dat geval wel een extra kostenpost. Ook in dit geval moet over de incassokosten dan wel Btw worden gerekend.
Als er sprake is van bijvoorbeeld een particuliere verhuurder, die Btw-plichtig is, dan zal over de verhuuractiviteit geen Btw berekend worden, wegens de hoofdregel dat verhuring van woon- en bedrijfsruimte (de uitzonderingen daargelaten) van Btw is vrijgesteld. De schuldeiser die dus zelf een Btw-plichtige ondernemer is in de zin van artikel 7 van de Wet op de omzetbelasting 1968, kan de Btw verrekenen. De Btw vormt voor die schuldeiser in dat geval geen extra kostenpost. De incassokosten mogen in dat geval niet verhoogd worden met Btw.
Als ten behoeve van deze laatste verhuurder een incassotraject wordt gestart, dan moet er over de incassokosten geen BTW worden berekend.

Als de incassokosten kunnen worden verhoogd met de Btw, dan zal conform artikel 2 lid 3 van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten de vergoeding van de incassokosten kunnen worden verhoogd met een percentage dat gelijk is aan het Btw-percentage.

Eerder in dit hoofdstuk is al uitgebreid aan de orde gekomen dat de incassokosten aan de consument pas in rekening gebracht kunnen worden nadat de brief is verstuurd met vermelding van de termijn van veertien dagen om de kosten te betalen. Pas na het verstrijken van deze termijn van veertien dagen kunnen de incassokosten en de daarover berekende Btw aan de debiteur worden doorbelast als de verhuurder niet Btw-plichtig is