De discrepantie tussen de werkelijke kosten en het overeengekomen voorschot

Inleiding
Jones Lang Lasalle heeft in haar rapport “Office Service Charge Analysis Report (OSCAR)” van februari 2012 berekend dat de gemiddelde kosten van de overeengekomen servicekosten per vierkante meter verhuurbare vloeroppervlakte voor kantoorruimte tussen de periode 2006 tot en met 2011 op een gemiddeld bedrag binnen de range van € 31,73 en € 34,60 (excl. Btw) lagen. Voor winkelbedrijfsruimte zullen deze bedragen grotendeels van toepassing verklaard kunnen worden. Ik werk deze bedragen daarom uit en zal deze bedragen aanpassen als er informatie voorhanden komt over winkelbedrijfsruimte.

Waar bestaan deze servicekosten uit?
In 2011 lag het bedrag aan servicekosten op een niveau van circa € 32,75 (excl. Btw) per vierkante meter exclusief administratiekosten. Dat is een daling ten opzichte van de voorgaande drie jaren. Deze daling is met name ontstaan door daling van de elektraprijzen. Volgens de laatste rapportage over 2013 heeft meer aandacht voor kostenbesparing en efficiency gezorgd voor stabilisering van de kosten van levering van overeengekomen diensten over de afgelopen vier jaar. Dit staat vermeld in een rapport van deze zelfde organisatie dat in 2013 is gepubliceerd.

In deze rapportages is rekening gehouden met de volgende componenten: elektra, verwarming, water, ICT, onderhoud, installaties, schoonmaak, vuilafvoer, onderhoud terrein, huismeester, beveiliging, verzekeringen en gemeentelijke heffingen. Gemeentelijke heffingen zijn geen overeengekomen diensten. Partijen hebben geen invloed op de hoogte van het bedrag van gemeentelijke heffingen. Voor dit overzicht werden deze gemeentelijke heffingen voor de volledigheid meegenomen. Voor het omslaan van het bedrag aan gemeentelijke heffingen over de vierkante meters tezamen met de servicekosten is wel iets te zeggen als het bedrag van bijkomende kosten naast de huur inzichtelijk gemaakt dient te worden.
De grootste posten volgens dit rapport beslaan de posten elektra, verwarming, installaties, schoonmaak en vuilafvoer, die ongeveer driekwart van de kosten per vierkante meter uitmaken, en de overige posten beslaan dus ongeveer het overige kwart aan kosten per vierkante meter. Energiekosten zijn met circa 50% de belangrijkste kostencomponent. Als een huurder het hele pakket aan servicekosten met de verhuurder overeenkomt, dan kan de huurder het voorschotbedrag berekenen op een bedrag tussen de € 32 en € 34 per vierkante meter (excl. Btw).

De soort gebouwen en de relatie tot de servicekosten
Volgens het rapport OSCAR kennen de nieuwe gebouwen, die na 2000 zijn gebouwd, de hoogste gemiddelde servicekosten. Dit kan worden verklaard vanwege het hogere niveau van voorzieningen. De geavanceerde klimaatsystemen, de beveiliging en receptiediensten zijn verantwoordelijk voor een hoger kostenpatroon. De kosten van receptie/huismeester en beveiliging zijn heel divers. De ene huurder besteed daar aan aanzienlijk hoger bedrag aan dan de andere huurder.

Hoewel de nieuwe gebouwen energiezuiniger zijn worden de beschikbare vierkante meters door het flexwerken (Het Nieuwe Werken) ook intensiever gebruikt. Door deze nieuwe vorm van werken zijn er minder vierkante meters beschikbaar dan nodig is om het gehele personeelsbestand tegelijk te laten werken. Dat is ook niet de bedoeling, omdat er bij Het Nieuwe Werken wordt gerekend op het thuiswerken van een bepaald percentage van het personeelsbestand, zodat er maar voor 60% of 70% van het totale personeelsbestand ruimte is. De kosten van elektra en verwarming zijn bij gebouwen met een hoger energielabel hoger dan voor gebouwen met een laag energielabel. Een andere verklaring is dat duurzaam gebouwde gebouwen niet per definitie ook duurzaam worden gebruikt. Het gebruik is veel bepalender voor het energieverbruik.

Bij grote gebouwen zijn schaalvoordelen te behalen. Zo zijn de kosten van schoonmaak bij grotere gebouwen ongeveer 25% per vierkante meter goedkoper dan bij kleine gebouwen. De kosten van vuilafvoer zijn bij grote gebouwen ongeveer de helft van die van kleine gebouwen. De kosten van beveiliging zijn hoger voor grote gebouwen dan voor kleine gebouwen. De kosten van beveiliging liggen bij kleine gebouwen op ongeveer 1/3 van het niveau van grote gebouwen. Als klein gebouw wordt beschouwd een gebouw tot 2.500 m². Een groot gebouw is een gebouw vanaf 15.000 m².

Bij hogere gebouwen zijn vooral de kosten voor verwarming, installaties en beveiliging hoger. De kosten voor installaties zijn hoger, omdat er meer verticaal transport noodzakelijk is in hoge gebouwen. Er is sprake van laagbouw als er sprake is van een gebouw van minder dan vijf verdiepingen. Van hoogbouw is er sprake als het gebouw meer dan 10 verdiepingen beslaat. De kosten van installaties zijn voor hoogbouw 25% hoger dan voor laagbouw. De kosten van beveiliging zijn voor laagbouw ongeveer 20% van die van hoogbouw. Bij laagbouw regelt de huurder vaak de kosten van beveiliging.
Het valt dus te verwachten dat de kosten bij winkelbedrijfsruimte van transportinstallaties lager zal liggen dan bij kantoorruimte. De kosten van vuilverwerking zullen daarentegen hoger zijn dan bij kantoorgebouwen. Deze kosten zijn bij kantoorruimte beide ongeveer even hoog. Het is mogelijk dat deze bedragen elkaar compenseren.

Zou een huurder een voorschotbedrag overeenkomen van circa € 5 per vierkante meter, dan is dit op zijn minst naïef te noemen. Voor een verhuurder kan een discrepantie tussen de werkelijke kosten en het in rekening gebrachte voorschot ook nadelig zijn. Het niet goed begroten van het voorschotbedrag en/of het bedrag aan servicekosten kan zelfs leiden tot huurbeëindiging door een beroep op dwaling aan de zijde van de huurder.

Administratiekosten
De verhuurder of een door de verhuurder ingeschakelde beheerder berekent doorgaans een opslag van 5% als vergoeding voor “administratiekosten” als tegenprestatie voor het doorberekenen met de juiste verdeelsleutels van de kosten van overeengekomen diensten aan de individuele huurder. De beheerder, die in opdracht van de verhuurder werkt, heeft er dus allerminst belang bij om de kosten te reduceren. De rol van de beheerder kan dus een rem zijn op kostenreductie. Als de verhuurder het beheer in eigen hand houdt, dan heeft deze ook geen belang bij kostenreductie. De administratiekosten zijn immers een onderdeel van het verdienmodel van de verhuurde bedrijfsruimte. Er valt er veel voor te zeggen dat kostenreductie van uit de huurder zal moeten komen. De huurder heeft echter weinig middelen om renovatie af te dwingen. Renovatie is immers voor kantoorruimte niet afdwingbaar en voor winkelbedrijfsruimte is renovatie slechts ex artikel 7:305 BW in beperkte mate afdwingbaar.

In een zaak die heeft geleid tot een vonnis van 8 november 2011 ( LJN: BY5795, sector kanton Rechtbank Amsterdam, CV EXPL 11-36670 ) heeft de rechtbank te Amsterdam zich moeten buigen over de vraag of op de verhuurder (de rechtsvoorganger van de huidige verhuurder) bij het aangaan van de huurovereenkomst de plicht rustte om op eigen beweging informatie aan de huurder te verschaffen over de discrepantie tussen de werkelijke kosten ter zake van energie- en serviceverlening en het overeengekomen voorschot. De verhuurder was gedurende de huurperiode eigenaar van het pand geworden.
Voor de beoordeling van deze vraag is onder meer van belang dat in 2007 tussen partijen een voorschot servicekosten was vastgesteld op ongeveer 9 % van de jaarhuurprijs. De werkelijke kosten over 2007 bedroegen in totaal ongeveer 21 % van de jaarhuurprijs. Daarnaast was komen vast te staan dat de verhuurder een professionele verhuurder was die werd bijgestaan door een makelaar en dat de huurder – zoals zij onbetwist heeft aangevoerd – een niet in de vastgoedmarkt ingevoerde en niet professionele huurder was.
De rechter was van mening dat een beroep op vernietiging van de overeenkomst met succes aangevoerd kon worden. In rechtsoverweging 6 werd door de rechter gesteld: “Gelet op de enorme discrepantie tussen het overeengekomen voorschot en de werkelijke kosten in verhouding tot de overeengekomen jaarhuurprijs en gelet op de positie van beide partijen bij de overeenkomst, moet het naar het oordeel van de kantonrechter voor de verhuurder onder deze omstandigheden evident zijn geweest, althans had verhuurder er rekening mee moeten houden dat huurder de overeenkomst niet of niet op de thans overeengekomen voorwaarden zou hebben gesloten, indien zij op de juiste wijze was geïnformeerd over de hoogte van de werkelijke servicekosten”.
Verder matigde de rechter in rechtsoverweging 8 de werkelijke gevorderde verbruikskosten naar de kosten die naar omstandigheden als redelijke kosten waren aan te merken en die bij de huurder in rekening gebracht konden worden. Hierbij werkte de beperkende werking van de redelijkheid en billijkheid in het voordeel van de huurder.

Het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden was in haar arrest van 2 april 2019 (ECLI:NL:GHARL:2019:2954) van oordeel dat de huurder geen recht op waling toekwam wegens fors gestegen servicekosten. Het bij aanvang huur vastgestelde voorschot was 38k. In de jaren daarna zijn die kosten fors gestegen tot 109k in 2015. Vanaf 2006 was sprake van onvoorziene uitbreiding van service en dus verhoging van de servicekosten. Daarom was er geen sprake van dwaling.  Dwaling kan niet worden gebaseerd op toekomstige omstandigheden. Tussen huurder en verhuurder was en voorschotbedrag overeengekomen met nacalculatie. in de algemene bepalingen was een boetebeding opgenomen als de huur en voorschotbedragen niet overeenkomst het contract betaald zouden worden. De huurde stelde dat zij voorafgaande aan het sluiten van de overeenkomst te kennen had gegeven een vast bedrag aan servicekosten overeen te willen komen. Het huurcontract was echter uitgegaan van een voorschotbedrag dat voor nacalculatie vatbaar was. De huurder stelde dat zij, indien zij op de hoogte zou zijn geweest van de mogelijkheid van veel hogere servicekosten, de huurovereenkomst niet of niet op dezelfde voorwaarden zou hebben gesloten. Dit beroep op dwaling werd niet gehonoreerd, omdat de omstandigheden als genoemd onder artikel 6:228 lid 1 sub a, b en c BW zich hier niet voordeden. Tijdens de onderhandelingen over de huurovereenkomst was inderdaad het maximeren van de servicekosten onderwerp van discussie geweest.  Het daartoe strekkende voorstel van de huurder is afgewezen door de verhuurder. Noch in later van de verhuurder afkomstige stukken noch in de huurovereenkomst is een maximering vastgelegd. Tussen partijen is aldus niet een maximering van de servicekosten overeengekomen. Verder waren de volgende bijzondere omstandigheden van belang. Bij aanvang van de onderhandelingen over de huurovereenkomst verkeerde het winkelcentrum nog slechts in de planfase. Gaandeweg werd met de bouw ervan begonnen en kort voor de opening ervan in november 2004 werd de overeenkomst tussen verhuurder en huurder op 28 oktober 2004 gesloten. Deze situatie bracht mee dat de verhuurder in 2004 niet kon uitgaan van een bestaande situatie, maar, voor het eerst, in 2004 een raming moest maken van de te verwachten servicekosten na opening van het winkelcentrum.  De verhuurder heeft de huurder bij die raming betrokken door op 25 november 2002 de uitgangspunten voor die raming aan de huurder te verstrekken en vervolgens op 20 februari 2003 de raming zelf. Dat die toen verstrekte informatie – die neerkwam op een raming van de servicekosten op een bedrag van € 38.748,- per jaar – feitelijk onjuist was heeft de huurder niet gesteld. Van een verkeerde inlichting van de verhuurder is dus ook in zoverre geen sprake.

de verhuurder heeft zich (in eerste aanleg en hoger beroep) op het standpunt gesteld dat de servicekosten vanaf 2006 hoger zijn geworden dan in 2004 geraamd omdat na het aangaan van de huurovereenkomst:
– de openingstijden van het winkelcentrum fors zijn uitgebreid, onder andere door veel koopzondagen;
– het servicepakket op onderdelen is uitgebreid;
– sommige leveringen duurder bleken te zijn dan verwacht;
– sommige posten alsnog centraal (door de verhuurder) zijn geregeld in plaats van per huurder.
Dat van deze feitelijkheden ná het aangaan van de huurovereenkomst sprake is geweest heeft de huurder  onvoldoende gemotiveerd betwist. Dat betekent dat niet kan worden vastgesteld dat de verhuurder de genoemde feiten en omstandigheden reeds voorafgaand aan het sluiten van de huurovereenkomst kende en de huurder daarover had moeten informeren. Verder is door het hof vastgesteld dat de verhuurder ervan uitging dat de servicekosten zouden kunnen stijgen indien de omstandigheden zouden wijzigen. De verhuurder  ging dus bepaaldelijk niet uit van de onjuiste vooronderstelling dat die servicekosten maximaal € 38.748,-, vermeerderd met een redelijke verhoging, zouden bedragen. Het beroep op dwaling ging hier daarom niet op.

Dit had anders af kunnen lopen als de huurder had kunnen bewijzen/aannemelijk kunnen maken dat de verhuurder bij aanvang van de overeenkomst wist dat de servicekosten hoger uit zouden vallen.  Verder had de huurder de omstandigheden waaronder de verhuurder deze kosten meende te kunnen verhogen niet voldoende betwist. Aangezien het de verhuurder duidelijk had moeten zijn dat de huurder belang hechtte aan niet te zeer stijging van servicekosten wegens de voorgestelde maximering van deze kosten, had het naar mijn idee op de weg van de verhuurder gelegen  de huurder uitdrukkelijk te waarschuwen voor de waarschijnlijke stijging van deze kosten. Nu de verhuurder dit niet had gedaan, zou er toch sprake van dwaling kunnen zijn nu deze kosten aanzienlijk hoger zijn geworden dan bij aanvang van de huurovereenkomst kenbaar is gemaakt.

Het is duidelijk dat de huurder een risico loopt als de afspraken niet zijn vastgelegd die uitgangspunt van de overeenkomst waren.