De discrepantie tussen de werkelijke kosten en het overeengekomen voorschot

Inleiding
Jones Lang Lasalle heeft in haar rapport “Office Service Charge Analysis Report (OSCAR)” van februari 2012 berekend dat de gemiddelde kosten van de overeengekomen servicekosten per vierkante meter verhuurbare vloeroppervlakte voor kantoorruimte tussen de periode 2006 tot en met 2011 op een gemiddeld bedrag binnen de range van € 31,73 en € 34,60 (excl. Btw) lagen. Voor winkelbedrijfsruimte zullen deze bedragen grotendeels van toepassing verklaard kunnen worden. Ik werk deze bedragen daarom uit en zal deze bedragen aanpassen als er informatie voorhanden komt over winkelbedrijfsruimte.

Waar bestaan deze servicekosten uit?
In 2011 lag het bedrag aan servicekosten op een niveau van circa € 32,75 (excl. Btw) per vierkante meter exclusief administratiekosten. Dat is een daling ten opzichte van de voorgaande drie jaren. Deze daling is met name ontstaan door daling van de elektraprijzen. Volgens de laatste rapportage over 2013 heeft meer aandacht voor kostenbesparing en efficiency gezorgd voor stabilisering van de kosten van levering van overeengekomen diensten over de afgelopen vier jaar. Dit staat vermeld in een rapport van deze zelfde organisatie dat in 2013 is gepubliceerd.

In deze rapportages is rekening gehouden met de volgende componenten: elektra, verwarming, water, ICT, onderhoud, installaties, schoonmaak, vuilafvoer, onderhoud terrein, huismeester, beveiliging, verzekeringen en gemeentelijke heffingen. Gemeentelijke heffingen zijn geen overeengekomen diensten. Partijen hebben geen invloed op de hoogte van het bedrag van gemeentelijke heffingen. Voor dit overzicht werden deze gemeentelijke heffingen voor de volledigheid meegenomen. Voor het omslaan van het bedrag aan gemeentelijke heffingen over de vierkante meters tezamen met de servicekosten is wel iets te zeggen als het bedrag van bijkomende kosten naast de huur inzichtelijk gemaakt dient te worden.
De grootste posten volgens dit rapport beslaan de posten elektra, verwarming, installaties, schoonmaak en vuilafvoer, die ongeveer driekwart van de kosten per vierkante meter uitmaken, en de overige posten beslaan dus ongeveer het overige kwart aan kosten per vierkante meter. Energiekosten zijn met circa 50% de belangrijkste kostencomponent. Als een huurder het hele pakket aan servicekosten met de verhuurder overeenkomt, dan kan de huurder het voorschotbedrag berekenen op een bedrag tussen de € 32 en € 34 per vierkante meter (excl. Btw).

De soort gebouwen en de relatie tot de servicekosten
Volgens het rapport OSCAR kennen de nieuwe gebouwen, die na 2000 zijn gebouwd, de hoogste gemiddelde servicekosten. Dit kan worden verklaard vanwege het hogere niveau van voorzieningen. De geavanceerde klimaatsystemen, de beveiliging en receptiediensten zijn verantwoordelijk voor een hoger kostenpatroon. De kosten van receptie/huismeester en beveiliging zijn heel divers. De ene huurder besteed daar aan aanzienlijk hoger bedrag aan dan de andere huurder.

Hoewel de nieuwe gebouwen energiezuiniger zijn worden de beschikbare vierkante meters door het flexwerken (Het Nieuwe Werken) ook intensiever gebruikt. Door deze nieuwe vorm van werken zijn er minder vierkante meters beschikbaar dan nodig is om het gehele personeelsbestand tegelijk te laten werken. Dat is ook niet de bedoeling, omdat er bij Het Nieuwe Werken wordt gerekend op het thuiswerken van een bepaald percentage van het personeelsbestand, zodat er maar voor 60% of 70% van het totale personeelsbestand ruimte is. De kosten van elektra en verwarming zijn bij gebouwen met een hoger energielabel hoger dan voor gebouwen met een laag energielabel. Een andere verklaring is dat duurzaam gebouwde gebouwen niet per definitie ook duurzaam worden gebruikt. Het gebruik is veel bepalender voor het energieverbruik.